Compte-rendu de chantier automatisé Excel

Le compte rendu de réunion de chantier avec des tableaux inséré dans un document Word et tous ses inconvénients, c’est terminée ! …Une version Excel (et automatisée) est enfin disponible 🙂

Pierre-Ernest GISSELBRECHT (Strasbourg) a développé cet outil, en version “bêta”. Présenté en comité de pilotage processus COP BAT – Multisite il y a 1 an maintenant, plusieurs chefs de projet l’ont utilisé (en COP et en multisite) pour remonter les petits bugs et apporter quelques améliorations.

Vous trouverez la dernière version et avec la nouvelle charte ELAN sur notre base documentaire SharePoint.

Fonctionnalités :

• 1 seul fichier sur la durée du chantier (mais garde en mémoire tout l’historique),
• insertion et mise en forme conditionnelle (et paramétrables) et automatique des lignes
• génération au format pdf (et nomination du fichier automatique)
• Mise en forme automatique des rubriques, sous-rubrique,…
• tous les avantages d’Excel : filtres, calculs,…)

Mode d’emploi (intégré au fichier)

Définition des différents onglets :

• Set : Onglet de réglage et de mode d’emploi, utile au fonctionnement du fichier; onglet non imprimé;
• Coordonnées : page de garde du compte-rendu + ordre du jour de la réunion + liste des pièces jointes au compte-rendu;
• Généralités : Informations générales touchant au chantier, indépendamment des réunions de chantier, et communes à l’ensemble des intervenants;
• Détail CR : Déroulé classique du compte-rendu, intervenants, ou localisation par localisation, selon le choix de l’utilisateur.

Raccourcis clavier :

• Commande pour aperçu du compte-rendu : Ctrl+Maj+A
• Commande pour enregistrement du compte-rendu en pdf : Ctrl+Maj+P
• Commande pour insérer une ligne (onglets “généralités” et “Détail CR” uniquement : Ctrl+Maj+I

Saisie et utilisation du fichier :

Philosophie générale du fichier :

Le fichier a été pensé pour une utilisation simple :

• Commandes habituelles d’Excel (principales commandes : clic droit “Insertion” ou “Suppression” de lignes) ;
• Présence de raccourcis clavier pour une saisie plus rapide, sans recours à la souris ;
• Mise en forme conditionnelle mise à jour automatiquement ; possibilité toutefois de personnaliser cette mise en forme automatique (cf. Paramètres ci-dessus), et de modifier la mise en forme la police de certains textes affichés en couleur noir ;
• Utilisation d’un fichier éditable unique, sans sauvegarde des versions antérieures : le compte-rendu est réalisé sur un seul fichier. Aucune ligne ou notification n’est supprimée, mais masquée au besoin, pour conserver l’historique de l’ensemble du chantier, et simplifier les éventuelles recherches dans l’historique
• Les fichiers .PDF sont automatiquement générés et nommés, par un raccourci clavier (cf. chapitre précédent), ou via une fenêtre de commandes complémentaires

Une fenêtre des “commandes complémentaires” permet de changer le mode d’affichage, proposant soit un affichage “Mise en Page”, soit un affichage avec les sauts de pages et les colonnes nécessaires à l’édition du compte-rendu

Méthodologie type de l’utilisation du fichier :

D’une manière générale, les onglets sont à renseigner en commençant par la gauche vers la droite.
a. Pour un nouveau chantier :
i/ Onglet “Set” :
– Renseignement des paramètres généraux, et des paramètres de mise en forme et de saisie
ii/ Onglet “Coordonnées” :
– Renseignements généraux en haut de page : nom et adresse du chantier, photo du chantier
– Coordonnées de l’ensemble des intervenants
iii/ Onglets “Généralités” et “Détail CR” :
– Préparation de l’ensemble des titres de chapitres des onglets “Généralités” et “Détail CR”
b. Pour un chantier en cours :
i/ Onglet “Coordonnées” :
– Renseigner tout d’abord le numéro de compte-rendu de chantier et la date de réunion de chantier, puis la date de la prochaine réunion
– Personnes présentes, absentes (avec cumul des absences entre parenthèses), et convoquées à la prochaine réunion
– Notification des observations sur le précédent compte-rendu, rappel de l’ordre du jour, et liste des pièces jointes au compte-rendu.
Nota : ces éléments peuvent être basculés sur une page à part de l’onglet “Coordonnées”, ou même passer sur l’onglet “Généralités”, selon les habitudes des uns et des autres.
ii/ Onglets “Généralités” et “Détail CR” :
– Saisie habituelle du compte-rendu. Les entêtes et pieds de pages sont renseignés automatiquement avec les données précédemment rentrées. Les lignes à ne plus afficher pourront être masquées, via la colonne “Masquer”, ou via un automatisme (cf. chapitre paramètre ci-dessus).

Méthodologie pour le renseignement des titres et numérotation des lignes descriptives :

Principe :
Il existe deux arborescences de titre : les titres de rang 1 (ex.: 1.), et les titres de rang 2 (ex.: 1.1.).
Les lignes descriptives (ou notifications) sont ensuite numérotées en fonction du chapitre dans lequel elles se trouvent : numéro de chapitre, suivi d’un tiret, suivi du numéro de la ligne descriptive (ou notification). Exemple : 1.4.-2 désignera la 2ème notifications du chapitre 1.4. (titre de rang 2).
La numérotation des chapitres est différente en fonction qu’il s’agisse de l’onglet “Généralités” ou de l’onglet “Détail CR” :
– Onglet “Généralités” : les titres de rang 1 sont numérotés par des lettres (A, B, C, …). Les titres de rang 2 utilisent ensuite les chiffres (A.1., A.2, A.3., …)
– Onglet “Détail CR” : les titres sont tous numérotés par des chiffres (1., 2., 3., … pour les titres de rang 1, et 1.1., 1.2., 1.3., … pour les titres de rang 2).
Méthodologie :
Pour définir un titre, il faut renseigner le rang du titre (1 ou 2) dans la colonne “Rang Titre” (colonne C).
Pour les lignes descriptives (ou notifications), il suffit de ne rien renseigner dans la colonne “Rang Titre”, ou supprimer la valeur renseignée.
Il y a la possibilité de ne pas appliquer de numéro devant une ligne descriptive ; pour cela il faudra saisir “-” (tiret de la touche 6) dans la colonne “Rang Titre”.
L’ensemble des numérotations (titres et notifications) est réalisé de manière automatique, et gère les sauts de lignes.

Pieds de page :

Les pieds de page se renseignent automatiquement :

• Partie de gauche : selon renseignement du nom du chantier indiqué sur l’onglet “Set”
• Partie de droite : selon les renseignements indiqués sur l’onglet “Coordonnées”.

L’affichage des pieds de page est mis à jour lors de l’aperçu, ou lors de l’enregistrement pdf via le raccourci.

Sauvegarde du fichier :

Pour rappel, le principe du fichier est de ne garder qu’une seule version Excel, qui conserve tout l’historique grâce au principe de masque des lignes.
Il est recommandé de sauvegarder régulièrement le fichier.
En effet les différentes commandes (aperçu, insertion et suppression de lignes), raccourcis ou même saisies font appel à des macro VBA. Après l’exécution d’une macro VBA, Excel perd la mémoire des tâches exécutées, ce qui par conséquent rend impossible tout retour en arrière (Ctrl+Z impossible).
L’idéal est de régler un enregistrement automatique d’Excel à petit intervalle (2 min par exemple, contre les 10 min réglés par défaut). Pour ceci, cliquer sur le “Bouton Office” => “Options Excel” => onglet “Enregistrement”, puis régler l’enregistrement automatique à l’intervalle souhaité.

Correcteur d’orthographe :

Il est également recommandé d’appliquer le correcteur d’orthographe d’Excel avant enregistrement PDF sur les onglets “Généralités” et “Détail CR”.
Pour ceci : onglet Révision => Orthographe (ou par le raccourci : ALT + R + O).
Pour rappel, EXCEL ne dispose pas du correcteur de grammaire, uniquement du correcteur d’orthographe, contrairement à WORD.

Manipulations à proscrire :

• Ne pas modifier le nom des onglets, ni supprimer d’onglet,
• Ne pas insérer ni supprimer de colonnes, uniquement les lignes,
• Ne pas insérer ni supprimer de ligne entre la ligne 1 et la ligne 9 des onglets “Généralités” et Détail CR”,
• Ne pas couper/coller des lignes, et éviter de copier/coller des lignes : cela peut engendrer des effets inattendus, et créer des bugs, mieux vaut privilégier d’insérer des lignes, puis de copier/coller les cellules ou plages de cellules souhaitées, en supprimant enfin les lignes devenues inutiles.