Archivage – SAV :

L’archivage est réalisé au siège de la société Elan selon le plan de classement.et d’archivage.

Attention ! : En agence, il s’agit d’un classement.

Les réclamations clients en phase après-vente sont prises en charge par le RS.Si la mission a fait l’objet d’un transfert au Service SAV , le RS et le Service SAV suivent conjointement les actions à mener, le RSAV garde la responsabilité des dossiers transférés.Dans le cas contraire , le RS prend en charge lui-même les actions, avec l’appui si nécessaire du service SAV.Le traitement de la réclamation peut se faire de différentes manières : à l’amiable, déclaration d’ assurance, contentieux, …

Organisation du classement sur la base du plan d’archivage :

Le guide de classement et d’archivage ELAN correspond à la liste exhaustive des documents pouvant être archivés.Y sont annexés des guides simplifiés par typologie de missions (Bâtiment MOE / OPC / AMO / Autres / SPS – MOE Télécoms) compte tenu de leurs contraintes spécifiques (en cours de chantier et en termes de garanties post-réception).Ces éléments servent au RM ou RPMS (dans le cas d’un projet multisite) pour l’établissement du plan de classement et d’archivage spécifique à la mission (ou au Projet). En l’absence de plan spécifique, le RM utilise strictement le guide simplifié le mieux adapté.

Classement durant la réalisation de la mission :

Le classement se met en place au début de la mission sur la base du plan d’archivage.

Mise en boite des documents après tri :

La mise en boites se fait par le RM sur la base du plan d’archivage à la fin de la mission.

Dysfonctionnements :

L’archivage doit être réalisé par le RM 6 mois après la fin de la mission ou 3 mois après la fin du parfait achèvement.Le RM et/ou RPMS (le cas échéant) puis le RS valide le dossier d’archivage.L’archivage est réalisé au siège d’ELAN. Il se fait avec un outil informatique de gestion d’archivage (ARIANE) mis à disposition des assistantes des RS. Ces dernières vérifient la bonne prise en charge du dossier par le service Archivage et informent le RS et/ou le RM d’éventuels dysfonctionnements.Le service Archives est responsable de la conservation des documents. Il peut mettre à disposition ou remonter des archives d’ELAN sur simple demande d’un RS et/ou RM ou du service SAV.

Faire Valider la mise en boîte des Archives par le service archive : 

La validation de la mise en boite sur la base du logiciel ARIANE se fait par le Service Archives.Un listing de boites d’archives est constitué et conservé sur le logiciel ARIANE.

Transfert au SAV :

Sont transférées au Service SAV les missions Bâtiment OPC, MOE et les missions jugées à risque par le RS.Pour les autres missions, les actions SAV sont assurées par le RS et ne donnent donc pas lieu à un transfert au Service SAV.

Etablir la note de transfert :

Le RM établit la note de transfert sur la base du “plan type pour note de transfert d’un chantier en SAV ” et de la liste des documents à remettre en SAV en copie.

Réaliser la Réunion de transfert :

Pour les missions > 500K€, ou jugées à risque par le RS ou le RM, une réunion est organisée entre le RSAV, le RS, le RM pour préciser la note de transfert.Pour les autres missions, seule la note de transfert est remise au SAV.

Traitement de la réclamation client en après-vente :

Dans le cas d’une réclamation client en phase après-vente :

• Si la mission a fait l’objet d’un transfert au Service SAV, le RS et le RSAV s’informent et suivent conjointement les actions.
• Dans le cas contraire, le RS mène les actions de traitement de la réclamation.

Le traitement de la réclamation peut se faire de différentes manières : à l’amiable, déclaration d’assurance, contentieux, …Le RM ou son RS suit avec le service SAV les dossiers sous leur responsabilité.Le responsable SAV réalise un point trimestriel financier avec le SG qui sollicite le RS ou RM suivant nécessité, sur :

• Les dossiers transférés au cours du trimestre,
• Les actions en cours sur les différentes affaires suivies.

Centre de Documentation :

Le Service de Bouygues Construction assure pour le compte d’ELAN l’archivage et son suivi.

Service SAV :

Service SAV : Prestataire extérieur appartenant au Groupe BOUYGUES (Bouygues Bâtiment Idf – REP) qui assure pour le compte d’ELAN les obligations liées aux garanties légales et contractuelles, suivant un contrat annuel.