Procédure : Passer le chantier au SAV

Le dossier de pré-passation doit être démarré 2 à 4 mois avant la réception.
La pré-passation peut être faite lorsque l’archivage dans “ReMind” est réalisé à plus de 80%. Celui-ci doit être réalisé en respectant le plan de classement BZ (voir lien ci-dessous). La prépassation à 60 jours permet de décider de la passation GPA à 90 jours et la prise en charge du dossier SAV à 120 jours par la DSC (sous réserves de transmission de l’ensemble des éléments demandés). A ce stade si la passation SAV a eu lieu à 120 jours la responabilité de l’affaire est transférée à la DSC.

L’assistante travaux participe à la création du dossier de pré-passation.

A la fin de la période de GPA, une enquête de satisfaction est lancée par le responsable et son assistante. Le dispositif est décrit dans les documents joints : “BZ-DOC-Enquête-clients” et “BZ-DOC-Aide-au-discours -enquêtes-clients”.
A noter :

• Les clients doivent être prévenus par le responsable travaux,
• Au retour de l’enquête, le responsable travaux doit rappeler le client afin de le remercier et de l’informer de la prise en compte des éventuelles observations formulées lors de l’enquête.

Les travaux demandent la pré-passation.

La note de transmission est réalisée par les travaux, le CR de pré-passation par les Chargés d'Affaires SAV.

En cas de refus, une liste des pièces manquantes est établie et une nouvelle pré-passation peut être nécessaire.

L’assistante travaux peut participer à cette reunion.

Les documents à fournir pour la pré-passation GPA sont listés dans le formulaire BZ-FORM-84.

La reunion donnera lieu à un CR rédigé par le chargé d’affaires DSC (BZ-FORM-85).

Re-pointer les pièces si nécessaire.

En cas de documents manquants identifiés lors de la pré-passation SAV, l’équipe travaux dispose d’un délais d’un ou deux mois pour compléter son dossier SAV, constituer de nouvelles boites archives afin de pouvoir obtenir une passation SAV avant 120 jours.

Nota :

• L’absence de PV de levée de réserves, de DGD client signé et de levée de réserves du RFCT ne permet pas la passation à la DSC.
• L’absence de passation SAV dans les 120 jours peut remettre en cause la prise en charge de la GPA par la DSC, même si elle est commencée.

Le CFI participe selon les UO.

Le CR de passation officialise la passation.

Le dossier de passation de l’équipe chantier se compose de :
– La note de transmission DSC (BZ-FORM-08),
– La fiche signalétique du chantier,
– Le ou les procés-verbaux de réception de l’ouvrage,
– Le ou les procés verbaux de levée de réserves,
– la DOC, et à défaut de permis de construire, le document donnant la date de dévolution de notre marché ou l’OS de démarrage.
– la liste des sous-traitants, leurs coordonnées ainsi que le nom des assurances RC et RCD.
– le plan de situation et le plan masse de travaux avec indication des zones réceptionnées à des dates différentes en cas de réception multiples,
– la liste archive remind “versement”,
– l’ouverture de l’accès eDoc pour la DSC,
– Le DGD client signé,
– Rapport Final du Controleur Technique (RFCT).

Lorsque le dossier de pré-passation SAV est complet, la DSC notifie la prise en charge de la GPA par un mail.

Chaque UO a une règle spécifique pour la présentation de l’équipe SAV-DSC en fonction des montants de projets.

Pour Brézillon la reunion de présentation de l’équipe SAV-DSC ne se réalise que pour les chantiers supérieurs à 5 Meuros.
Pour les chantiers inférieurs à 5 Meuros, la reunion de présentation de l’équipe SAV-DSC ne se réalise qu’en fonction des demandes clients.

Les boites d’archives sont préparées par l’assistante travaux. Ces dernières sont prises en charge par le service SAV-DSC, dès lors que la passation est effective (CR passation rédigé-diffusé).
Pour Brézillon, il existe un responsable archivage au sein du service SAV-DSC qui gère spécifiquement la logistique d’envoi des boites.