Dans certaines UO / Sociétés, la Direction de l'Ingénierie peut participer et prendre part à la décision.

Le lancement des études transfert peut être fait simultanément à cette étape.

A cette étape la fiche signalétique du chantier est créée (BZ-FORM-07). Celle-ci est sous la responsabilité du Responsable commercial. L’assistante commerciale assurera la diffusion et le stockage de la fiche signalétique dans l’espace mis à disposition dans le lien ci-dessous (BZ-Lien-Fiches_Signaletique).

La validation de l’autorisation de dépense est actée au travers de la fiche décision d’étude se trouvant dans le Pack Commercial – Etudes (BZ-FORM-02).

Inscrire l'affaire dans l'outil groupe de gestion des affaires commerciales : Salesforce.

Transfert Commercial

Les participants sont l'équipe commerciale, la DG de l'entité (ou son délégataire désigné), l'équipe travaux mobilisée sur l'affaire, et éventuellement le service Consultation, le GIE Purchasing, le SAV, le secrétariat général (contrôleur financier périmètre).
La réunion de transfert doit être réalisée dans les délais suivants :

- OS + 45 jours

- ou Marché signé + 1 mois

- ou 30 jours avant le montage de la grue.

La note de transfert ou dossier transfert doit intégrer le Bilan Carbone.

« La réunion de transfert doit être concomitante ou très proche de la mobilisation de l'équipe travaux. Elle permet une présentation du projet, de ses enjeux, de son coût, des contrats ou marchés ainsi que du dispositif juridique et financier pour les projets complexes.Le transfert doit être également l'occasion d'un nouvel examen des risques et des opportunités du projet sous l'angle de son exécution.

La réunion de transfert est pilotée par l'équipe commerciale en présence de la DG de l'Entité ou de son délégataire désigné.La réunion de transfert conduit à transférer la responsabilité de l'affaire au responsable des travaux.
Toute dérive par rapport au bouclage ou à la revue finale d'engagement qu'elle soit commerciale, technique, financière ou juridique doit être évoquée avec ses enjeux et son éventuel impact sur la marge.Sauf désaccord exprès, exprimé en séance et consigné dans le compte rendu de réunion, le transfert prend effet le jour de la réunion.
cf. Procédure BYCN – EDC - 02

Lancement du dispositif d'écoute client

A cette étape, le responsable commercial en charge de l'affaire informera la Direction Marketing de BY BAT IDF de la réalisation du transfert et lui communiquera les coordonnées des intervenants à interroger dans le cadre du dispositif d'écoute client.

Contenu du dossier de Transfert :

• Feuilles de transfert complétées par le responsable commercial clairement identifié (BZ-FORM-12 ou 13 ou 14 ou 15 ou 16),
• Note de bouclage (intervenants, contexte, enjeux, revue de contrat …BZ-FORM-08),
• Analyse des risques et opportunités paraphée par le Délégataire (si besoin analyse des risques et opportunités dépollution) (BZ-FORM-03),
• Note de synthèse traçant la construction du résultat pour toutes les offres à marge négative,
• Revues spécialisées :
  • Juridique (By Bât, Service Juridique BZ, AGF structure),
  • Assurances (Cf. document « analyse des couvertures assurances),
  • Techniques (audits de la DI, note de bouclage technique : BZ-FORM-05).
• Fiche signalétique du chantier,
• Ordre de Service,
• Enquête de satisfaction client (phase commerciale).

A l’issue de la réunion un CR est réalisé par le Contrôleur Financier (CFi) selon la trame BZ-FORM-09.

A cette étape et en fonction des risques du projet, le directeur de BU ou de production peut choisir d’adapter ou mutualiser certaines étapes du processus travaux en respectant les items du formulaire BZ-FORM-57.