La réunion de Lancement Achats permet aux équipes Travaux qui maitrisent leur dossier, d’exposer aux équipes Achats le projet et permet de définir quel lot est suivi par qui (voir procédure RLA de BYCN Purchasing).

Lien vers :
- le portail BYCN Purchasing
- le portail BYCN Matériel
- les achats de prestations de chantier
- les achats de consommables de chantier
- les frais généraux de chantier

Tout achat réalisé, sans mise en concurrence, doit être justifié. A ce titre, rédiger une note d’explication (format libre), détaillant les raisons (délai, stratégie, pénurie de sourcing, …) de cet achat sans concurrence. 

Le demandeur étudie le marché et les règles de bons fonctionnement d’une RLA (BZ-INS-43), afin de préparer sa réunion. A ce stade le demandeur doit :
– Etablir la fiche de renseignement administratif du projet (BZ-FORM-90),
– Renseigner la ou les demande(s) d’achat(s) Purshasing (BZ-Lien ci-dessous),
– Identifier les éléments en contrat cadre dont son projet peut bénéficier.

Pour les projets Brézillon, il n’éxiste qu’une seule Réunion de Lancement Achats (RLA). Celle-ci regroupe des achats de sous-traitants et de fournitures.
A cette occasion, le demandeur expose l’ensemble des exigences et contraintes nécessaires à la bonne planification et à l’établissement de la Stratégie d’achats :
– Dates de désignations,
– lots à enjeux,
– Budgets,
-…
Le CR de la réunion est établi par le responsable de la consultation selon le formulaire BZ-FORM-86.

L’établissement du dossier de consultation est sous la responsabilité du demandeur  (Equipe Travaux).
Le dossier de consultation comprend à minima :
– Le règlement de consultation,
– Les éléments du dossier marché correspondant au lot concerné par l’achat.

Le responsable de la consultation établit une liste des entreprises à consulter en tenant compte, à minima de :
– La liste des entreprises à risques BBIF/BYCN,
– La liste “Grise” Brézillon,
– Le retour SAV-DSC sur la notation des ST,
– Les retours d’évaluation ST des travaux (BZ-Lien-Polybrain),
– Les tableaux de sourcing propre au service.
– Les informations issues de la phase commerciale et transmises lors de la mobilisation et/ou transfert

Tout achat réalisé, sans mise en concurrence, doit être justifié. A ce titre, rédiger une note d’explication (format libre), détaillant les raisons (délai, stratégie, pénurie de sourcing, …) de cet achat sans concurrence. 

Le dossier de consultation est envoyé en joignant le document BZ-FORM-89.

Les résultats de consultations sont renseignés dans le document RC (BZ-FORM-94). Celui-ci comprend :
– Le résultat de consultation,
– Le Tableau Comparatif des Offres (TCO),
– La note d’explication des écarts.

Dans le cas d’une nouvelle entreprise consultée, ne bénéficiant pas d’une notation Polybrain, le responsable de la consultation s’assurera de la capacité à faire du consulté par l’obtention de dossiers de capacité, de références, et/ou par une visite de site sous les aspects Q,S et E. Cette visite de site sera documentée par un compte-rendu si nécessaire

Pour la désignation d’un sous-traitant, le responsable de la consultation propose une entreprise après avoir pris en compte et joint au RC :
– La proposition d’additif technique,
– Le tableau comparatif des offres,
– L’offre du ST proposé,
– L’ensemble des offres des autres entreprises non retenues,
– La note explicative des écarts,
– Les évaluations Sous-traitants (y compris note sécurité / Polybrain),
– L’indice ratio URSSAF,
– Le taux de dépendance de l’entreprise,
– Le résultat de l’enquête financière,
– Tout autre document aidant à la prise de décision.
 L’ensemble des documents sont intégrés au Workflow des Résultats de Consultations (WRC) : BZ-Lien-WRC.

A cette étape, le sous-traitant doit s’inscrire sur “Attestation Legale“.

Informer les entreprises retenues et non retenues si applicable.

Seuils de validation spécifiques par UO :

BRN :

>50K€ Directeur Achats & DG notifiés par mail.

>300K€ Directeur Achats & DG sont ajoutés dans le circuit de validation du RC.

BZN :

>50K€ Directeur Achats notifié par mail.

CPI :

>500K€ SG & DG sont notifiés par mail.

HAR :

>1 000K€ DG notifié par mail.

HAS :

>300K€ SG notifié par mail

>500K€ SG & DG & Directeur Achats BYBAT IDF notifiés par mail.

OPB :

>1 000K€ DG notifié par mail.

REP :

Pour les marchés supérieurs à 1M d’euros, validation du DG ou son délégataire.

Tout marché sous-traitant doit être validé en interne avant soumission à la Signature du sous-traitant.

Le Responsable de la Consultation doit fournir les éléments nécessaires à la constitution du marché ou de l'additif. Pour les marchés, les documents administratifs doivent être complets avant la signature.

Signature numérique des marchés :

Pour tout Marché Sous-traitant supérieur à 1 Million d’euros et avant la signature numérique du Marché par Bouygues, l’opérateur inclura dans le dossier la convention de preuve, suivant modèle cijoint (cf.,procédure e-contrat), recueillant l’acceptation manuscrite du procédé par le sous-traitant.

cf. procédure e-contrat

Ce seuil pourra être abaissé dans les Unités Opérationnelles sur décision du SG entité.

Pour la commande de fournitures :
Le responsable de la consultation établit et fait signer une lettre de commande. L’achat est ensuite effectué à travers le logiciel “Achat plus”. Le responsable achat/consultation devra y joindre la Note d’Explication des Ecarts.

Pour la commande de prestations sous-traités :
Les travaux :
– Constitue le dossier d’accueil entreprise partenaire (BZ-INS-41) :
=> Onglet Entreprise : présentation de l’Entreprise, charte Entreprise générale / Entreprise partenaire sous-traitante (FFB, EGF BTP), charte Fournisseurs et Développement Durable, la fiche environnement relative à l’activité, les fiches sécurité et tout document spécifique à la Direction de production.
=> Onglet Chantier : fiche spécifique chantier (BZ-FORM-88) intégrant au recto : une présentation du chantier objet du contrat de sous-traitance, coordonnées des interlocuteurs chantier, circuit de règlements des factures ou situations de travaux. Au verso : les renseignements utiles aux interventions sur le chantier (plan, moyens d’accès, horaires d’ouverture, consignes à respecter en matière de sécurité-santé, situation d’urgence, respect de l’environnement).
Le pôle contractuel :
– Respecte l’instruction BZ-INS-27 et BZ-INS-28,
– Récupère l’ensemble des documents necessaires à l’obtention d’un quitus administratif,
– Prépare l’ensemble des éléments nécessaires à l’établissement de son marché/contrat/avenant (Conditions générales, annexes spécifiques, additif technique, consignes sécurité, consignes environnement, consignes interne sur le travail dissimulé…) (BZ-lien-SAP),
La cellule eCheckIn :
– Crée le profil du soustraitant et vérifie la complétude du dossier (engagement sur l’honneur, liste du personnel intervenant, copie des documents valant autorisation de travail…).
Le CFI :
– Valide le quitus administratif et déclenche la demande d’agrément par le pôle contractuel (si refus de validation du quitus, validation du Directeur de Production nécessaire).

Le signataire reste, à cette étape, le responsable de la signature du marché/contrat/avenant.

Après signature du marché/contrat/avenant par le ST, celui-ci (ainsi que le quitus validé) est enregistré par le pôle contractuel dans “SAP” (Envoi au ST et Responsable Travaux).

Sur le chantier, le responsable travaux vérifie l’application de son marché/contrat/avenant, de l’instruction sur le travail dissimulé (BZ-INS-42) et réalise l’accueil sécurité (BZ-INS-17).
Le respect de l’ensemble de ces exigences aboutit à l’émission d’un badge chantier (eChekIn) et à la signature un tableau d’émargement par le personnel ST intervenant (BZ-FORM-118).

Le Service Statistique Brézillon est responsable de la capitalisation des information d’achats au travers du logiciel “Polybrain”.

Décompte Général Définitif (DGD) :
1- L’assistante travaux établit et envoie en RAR le DGD validé par le responsable travaux (+ bilan de coopération),
2- En cas de refus, un nouveau DGD est envoyé,
3- Sans retour du ST, un RAR est envoyé,
4- Une fois signé par le ST le DGD est enregistré dans SAP (copie au CFI),
5- Le responsable travaux réalise l’évaluation du sous-traitant (BZ-FORM-118 Pack Travaux).