Procédure : Réaliser le bouclage commercial
Ref : PRD C03
Version du 07/09/2016
OBJECTIF DE LA PROCEDURE :
Le bouclage commercial a pour objectif d’arrêter le contenu et la stratégie d’une offre ou d’un projet. La réunion de bouclage se déroule au plus près de la date de remise de l’offre, à un moment où les études techniques, financières, juridiques sont terminées et ont fait l’objet de dossiers ou de notes spécifiques en sorte que les participants à la réunion de bouclage puissent effectivement arrêter une offre.
Cette réunion a lieu impérativement en présence du Directeur Général de l’UO ou de son Délégataire désigné. Il veille personnellement à permettre des revues spécifiques par discipline lorsque cela est nécessaire. La réunion doit impérativement comporter une analyse de risques discutée en séance. (Extrait EDC-02).
Responsable de l’étape : Responsable du Service Commercial
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Dans certaines UO / Sociétés, la Direction de l'Ingénierie peut participer et prendre part à la décision.
Spécificités HABITAT REHABILITE
Contenu du dossier de bouclage : formalisé pour toutes les opérations de plus de 1 M€, selon la trame type suivante :
- Feuille de vente référencée BBFE – FBM (feuille de budgets et marges signée ,
- Note de bouclage (intervenants, contexte, enjeux,…),
- Revue de contrat (mise en exergue des points particuliers),
- Analyse des risques et opportunités paraphée par le Délégataire (si besoin analyse des risques et opportunités dépollution) (HRE-FORM-03),
- Note de synthèse traçant la construction du résultat pour toutes les offres à marge négative,
- Revues spécialisées :
- Juridique (By Bât, Service Juridique HRE, AGF structure),
- Assurances (Cf. onglet « couvertures assurances ” de l’analyse des risques et opportunités HRE-FORM-03 ),
- Techniques (audits de la DI, note de bouclage technique : HRE-FORM-05).
Les présents à minima : Responsable commercial, Chargé d’affaire, Délégataire (Cf “Règle de délégation de pouvoirs” HRE-INS-01) ainsi que toute personne nécessaire à la prise de décision pour le bouclage.
A l’issue de la réunion un CR est réalisé par le responsable commercial selon la trame HRE-FORM-10.
Le bouclage devra être validé en respectant la règle de délégation de pouvoirs HRE-INS-01.
Documents et outils liés
Fiche Projet Linkcity
BYBAT (pour Linkcity uniquement)
BYBAT - R&O Report
Synthèse des risques et des opportunités
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Le Responsable Commercial et/ou le Chef de projet rédigent un projet d'offre commerciale en se basant sur l'offre commerciale type de l'UO.
Le Responsable Commercial la valide.
Documents et outils liés
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Inscrire l'affaire dans l'outil groupe de gestion des affaires commerciales : Salesforce.
Documents et outils liés
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La mise à jour de la fiche affaire est réalisée via un outil de Gestion de la Relation Commerciale (type Salesforce).
E-contrat :
La signature numérique des Marchés sera proposée à l’ensemble de nos Clients en phase Commerciale, en dehors des clients publics qui suivent un processus de signature spécifique. Suivant ses exigences, l’archivage des Marchés passera donc soit par la caisse des dépôts et consignations, soit par l’outil d’archivage interne Bouygues Construction Remind.
Quand cela est possible, le Responsable Commercial joindra la plaquette de la signature Numérique à son offre commerciale.
cf. procédure de mise en place de e-contrat
Documents et outils liés
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Cette étape peut consister à gérer les modifications ou répondre aux questions du client, assurer les oraux.
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Procédure : Réaliser le bouclage commercial
Ref : PRD C03
Version du 07/09/2016
Vérification : DSME BY BAT IDF
Approbation : COPIL Convergence