La réunion de Lancement Achats permet aux équipes Travaux qui maitrisent leur dossier, d’exposer aux équipes Achats le projet et permet de définir quel lot est suivi par qui (voir procédure RLA de BYCN Purchasing).

Lien vers :
- le portail BYCN Purchasing
- le portail BYCN Matériel
- les achats de prestations de chantier
- les achats de consommables de chantier
- les frais généraux de chantier

Tout achat réalisé, sans mise en concurrence, doit être justifié. A ce titre, rédiger une note d’explication (format libre), détaillant les raisons (délai, stratégie, pénurie de sourcing, …) de cet achat sans concurrence. 

Afin de préparer cette réunion, le Directeur Travaux nomme un interlocuteur/décideur par lot.
L’objectif est de définir avec la DAI
– la répartition des lots
– les dates prévisionnelles de désignation en cohérence avec le planning
– les stratégies d’achats
– la planification des remises de demandes d’achats
– Identifier les éléments en contrat cadre dont le projet peut bénéficier.

Avant OS Travaux:
La RLA doit avoir lieu au plus tard 2 semaines après la réunion de mobilisation Achats. Cette réunion est organisée par le RT1 ou RT2 si l’équipe travaux n’est pas définie au stade
Après OS Travaux:
La RLA doit avoir lieu au plus tard 1 semaine après la réunion de mobilisation Achats

Lors de la réunion de lancement le délégataire doit :
a. Présenter le chantier et ses risques particuliers,
b. Transmettre les moyens de levage et les frais annexes,
c. Transmettre un planning d’études et de réalisations ainsi que le planning de la période de préparation (HRE-FORM-118 Pack travaux),
d. Faire un point précis des entreprises à consulter ou non et des entreprises ciblées (ratio URSSAF à respecter…)
e. Donner une date prévisionnelle d’Objectif,
f. Transmettre le dossier marché et communiquer les exigences Client (Performances énergétiques et acoustiques, délai de préparation, insertion, refus de ST de 2nd Rang, Cotraitance, documents administratifs spécifiques…)
g. Informer du gestionnaire en charge de l’opération,
h. Transmettre la répartition des heures d’insertion et refacturations S/T particulières,
i. Récupérer et transmettre les minutes des métrés du commerce et offres déjà reçues,
j. Transcrire les ripages de budgets et leurs natures dans un tableau commun (prorata, ripage, frais divers….),
k. Transmettre les impasses et variantes du dossier, (HRE-FORM-66 suivi-impasses-variantes).
l. Renseigner la ou les demande(s) d’achat(s) Purchasing (HRE-Lien ci-dessous),

Lors de la réunion, la DAI doit:
Présenter l’organisation qu’elle met en place pour le projet, les différents référents et interlocuteurs dédiés

la réunion fait l’objet d’un compte-rendu établi par la DAI

Pour les projets HRE, les achats de sous-traitants et de fournitures sont traités lors d’une seule Réunion de Lancement Achats (RLA).

Lors de cette étape, la DAI expose la stratégie d’achats et celle-ci doit être validée en séance par les équipes travaux

Présentation par la DAI de la démarche RSE et des partenaires spécifiques type ESAT
Les gisements en économie circulaire (recyclage MEXT, PSE, curage sélectif, etc.) doivent également être passés en revue

Le CR de la réunion est établi par le responsable de la consultation selon le formulaire HRE-FORM-86.

L’établissement du dossier de consultation est sous la responsabilité du responsable de la consultation s’il est désigné pour le lot ou l’achat désigné (voir CR RLA).
Le dossier de consultation comprend à minima :
– Le règlement de consultation,
– Les éléments du dossier marché correspondant au lot concerné par l’achat.

Le responsable de la consultation établit une liste des entreprises à consulter en tenant compte, à minima de :
– La liste des entreprises à risques BBIF/BYCN,
– La liste “Grise” HRE,
– Le retour SAV-DSC sur la notation des ST,
– Les retours d’évaluation ST des travaux (HRE-Lien-Polybrain),
– Les tableaux de sourcing propre au service.
– Les informations issues de la phase commerciale et transmises lors de la mobilisation et/ou transfert
– La note sécurité

Le sourcing doit être validé par le RT2, ou à défaut par le RT1

Tout achat réalisé, sans mise en concurrence, doit être justifié. A ce titre, rédiger une note d’explication (format libre), détaillant les raisons (délai, stratégie, pénurie de sourcing, …) de cet achat sans concurrence. 

Le dossier de consultation est envoyé en joignant le document HRE-FORM-89.
Le dossier doit être envoyé rapidement pour mobiliser au plus vite les partenaires choisis. Le suivi des envois est assuré par la DAI et transmis à l’équipe travaux lors des points réguliers

Les résultats de consultations sont renseignés dans le document RC (HRE-FORM-94). Celui-ci comprend :
– Le résultat de consultation,
– Le Tableau Comparatif des Offres (TCO),
– La note d’explication des écarts.

Les déboursés secs sont transmis par les équipes commerciales sous leur forme “soumission” pour permettre une analyse rapide des premières offres. Ils peuvent faire l’objet d’une mise à jour ultérieure

Dans le cas d’une nouvelle entreprise consultée, ne bénéficiant pas d’une notation Polybrain, le responsable de la consultation s’assurera de la capacité à faire du consulté par l’obtention de dossiers de capacité, de références, et/ou par une visite de site sous les aspects Q,S et E. Cette visite de site sera documentée par un compte-rendu si nécessaire

Pour la désignation d’un sous-traitant, le responsable de la consultation propose une entreprise après avoir pris en compte et joint au RC :
– La proposition d’additif technique,
– Le tableau comparatif des offres,
– L’offre du ST proposé,
– L’ensemble des offres des autres entreprises non retenues,
– La note explicative des écarts,
– Les évaluations Sous-traitants (y compris note sécurité / Polybrain),
– L’indice ratio URSSAF,
– Le taux de dépendance de l’entreprise,
– Le résultat de l’enquête financière,
– Tout autre document aidant à la prise de décision.
 L’ensemble des documents sont intégrés au Workflow des Résultats de Consultations (WRC) : HRE-Lien-WRC.

Cette proposition est faite en fonction des contraintes initiales fixées lors de la RLA (sourcing, stratégie, etc)

A cette étape, le sous-traitant doit s’inscrire sur “Attestation Legale“.

Informer les entreprises retenues et non retenues si applicable.

Seuils de validation spécifiques par UO :

BRN :

>50K€ Directeur Achats & DG notifiés par mail.

>300K€ Directeur Achats & DG sont ajoutés dans le circuit de validation du RC.

BZN :

>50K€ Directeur Achats notifié par mail.

CPI :

>500K€ SG & DG sont notifiés par mail.

HAR :

>1 000K€ DG notifié par mail.

HAS :

>300K€ SG notifié par mail

>500K€ SG & DG & Directeur Achats BYBAT IDF notifiés par mail.

OPB :

>1 000K€ DG notifié par mail.

REP :

Pour les marchés supérieurs à 1M d’euros, validation du DG ou son délégataire.

Tout marché sous-traitant doit être validé en interne avant soumission à la Signature du sous-traitant.

Le Responsable de la Consultation doit fournir les éléments nécessaires à la constitution du marché ou de l'additif. Pour les marchés, les documents administratifs doivent être complets avant la signature.

Signature numérique des marchés :

Pour tout Marché Sous-traitant supérieur à 1 Million d’euros et avant la signature numérique du Marché par Bouygues, l’opérateur inclura dans le dossier la convention de preuve, suivant modèle cijoint (cf.,procédure e-contrat), recueillant l’acceptation manuscrite du procédé par le sous-traitant.

cf. procédure e-contrat

Ce seuil pourra être abaissé dans les Unités Opérationnelles sur décision du SG entité.

Sur le chantier, le responsable travaux vérifie l’application de son marché/contrat/avenant, des directives de la Direction sur le travail dissimulé et réalise l’accueil sécurité (HRE-INS-17).
Le respect de l’ensemble de ces exigences aboutit à l’émission d’un badge chantier (eChekIn) et à la signature d’un tableau d’émargement par le personnel ST intervenant (HRE-FORM-118 Pack Travaux).

Le Service Statistique est responsable de la capitalisation des information d’achats au travers du logiciel “Polybrain”.

Décompte Général Définitif (DGD) :
1- L’assistante travaux établit et envoie en RAR le DGD validé par le responsable travaux (+ bilan de coopération),
2- En cas de refus, un nouveau DGD est envoyé,
3- Sans retour du ST, un RAR est envoyé,
4- Une fois signé par le ST le DGD est enregistré dans SAP (copie au CFI),
5- Le responsable travaux réalise l’évaluation du sous-traitant (HRE-INS-39 et HRE-FORM-118 Pack-Travaux).