Procédure : Passer le chantier au SAV

Le document HRE-FORM-125 liste les documents constituant le dossier de passation GPA, à préparer par le délégataire
En préambule à cette réunion, les décomptes généraux et définitifs des sous-traitants doivent être soldés.

Un soin particulier doit être apporté à la rédaction de la note de transmission GPA référencée HRE-FORM-124 notamment sur les différents acteurs du chantier, les limites de prestations, les sous-traitants, et travaux en achat-pose
Le PV de levée de réserves, le DGD Client validé et le rapport final sans réserves du bureau de contrôle sont des documents incontournables du dossier de passation;le DOE doit également être exhaustif.
Exceptionnellement, et avec accord expresse du Directeur de production, le Service GPA peut accepter la prise en charge du chantier en cas de manquement de ces documents, dans le cas d’un contexte jugé particulier.
Concernant la cotraitance, le contexte doit être précisé, le dossier comprend la convention de groupement et le tableau de répartitions des prestations
Pour les travaux en fourniture et pose, détailler également les limites de prestations et identifier les responsabilités

Les travaux demandent la pré-passation.

La note de transmission est réalisée par les travaux, le CR de pré-passation par les Chargés d'Affaires SAV.

En cas de refus, une liste des pièces manquantes est établie et une nouvelle pré-passation peut être nécessaire.

Après la réception, l’opération est prise en charge pendant la période de parfait achèvement par le Service GPA. Cette prise en charge se déroule en 2 temps:
-Un RDV de pré-passation entre le Service GPA et le délégataire
-Un RDV avec le Client, le service GPA et le délégataire. Ce RDV permettant de s’assurer des conditions de bonne fin de l’opération et de mesurer le ressenti du Client (à décider suivant le contexte du chantier)

Au cours du RDV de pré-passation, le délégataire présente la note de transmission GPA HRE-FORM-124, ainsi que tous les documents listés dans le document HRE-FORM-125

Une fois la passation GPA effectuée, le délégataire procède à la pré-passation SAV et à sa revue administrative, la pré-passation SAV étant administrativement distincte de la passation GPA

Re-pointer les pièces si nécessaire.

Le délégataire est responsable des actions à mener définies lors de la pré-passation ainsi que de la collecte des documents manquants, spécifié dans le document HRE-FORM-125 “CR réunion transfert GPA”
A noter que l’opération reste sous la responsabilité de la Direction Travaux (RT1, RT2, RT3)

Le CFI participe selon les UO.

Le CR de passation officialise la passation.

La passation SAV a lieu après la fin de la période de parfait achèvement, gérée par le Service GPA.
Le dossier de passation de l’équipe GPA à destination du SAV se compose à minima de :
– La note de transmission DSC (HRE-INS-40),
– La fiche signalétique du chantier,
– Le ou les procès-verbaux de réception de l’ouvrage,
– Le ou les procès-verbaux de levée de réserves,
– la DOC, et à défaut de permis de construire, le document donnant la date de dévolution de notre marché ou l’OS de démarrage.
– la liste des sous-traitants, leurs coordonnées ainsi que le nom des assurances RC et RCD.
– le plan de situation et le plan masse de travaux avec indication des zones réceptionnées à des dates différentes en cas de réception multiples,
– le bordereau d’archivage du dossier par la direction de production,
– L’information sur l’utilisation d’eDoc (Oui/Non).

Chaque UO a une règle spécifique pour la présentation de l’équipe SAV-DSC en fonction des montants de projets.

La reunion de présentation de l’équipe SAV-DSC ne se réalise que pour les chantiers supérieurs à 5 Meuros.
Pour les chantiers inférieurs à 5 Meuros, la reunion de présentation de l’équipe SAV-DSC ne se réalise qu’en fonction des demandes clients.

Les boites d’archives sont préparées par l’assistante travaux. Ces dernières sont prises en charge par le service SAV-DSC, dès lors que la passation est effective (CR passation rédigé-diffusé).
Un responsable archivage au sein du service SAV-DSC gère spécifiquement la logistique d’envoi des boites.