Le demandeur étudie le marché et les règles de bons fonctionnement d’une RLA (HRE-INS-43), afin de préparer sa réunion.
A cette occasion, le demandeur expose l’ensemble des exigences et contraintes nécessaires à la bonne planification et à l’établissement de la Stratégie d’achats :
– Dates de désignations,
– lots à enjeux,
– Budgets,
-…
Le CR de la réunion est établi par le responsable de la consultation selon le formulaire HRE-FORM-86.

L’établissement du cahier des charges est sous la responsabilité du responsable de la consultation s’il est désigné pour le lot ou l’achat désigné (voir CR RLA).
Le cahier des charges comprend à minima :
– Le règlement de consultation,
– Les éléments du dossier marché correspondant au lot concerné par l’achat.

Privilégier la consultation à plusieurs prestataires.

Si dérogation à la procédure, expliquer et documenter les critères de mono-consultation puis faire valider par le DG ou son délégataire.

Le responsable de la consultation établi une liste des entreprises à consulter en tenant compte de :
– La liste de entreprises à risques BBIF/BYCN,
– La liste “Grise” Habitat Réhabilité,
– Les retours d’évaluation ST des travaux (HRE-Lien-Polybrain),
– L’avis du responsable du service études de la DI (à prévoir dans le WRC pour les BET structures ext),
– Les tableaux de sourcing propre au service.

Les résultats de consultations sont renseignés dans le document RC (HRE-FORM-94). Celui-ci comprend :
– Le résultat de consultation,
– Le Tableau Comparatif des Offres (TCO),
– La note d’explication des écarts.

Pour la désignation d’un sous-traitant, le responsable de la consultation propose une entreprise après avoir pris en compte et joint au RC :
– Le tableau comparatif des offres,
– L’offre du ST proposé,
– L’ensemble des offres des autres entreprises non retenues,
– La note explicative des écarts,
– Les évaluations Sous-traitants (y compris note sécurité / Polybrain),
– L’avis du responsable du service études HRE (pour les BET structures ext),
– Le taux de dépendence de l’entreprise,
– Le résultat de l’enquête financière,
– Tout autre document aidant à la prise de décision.
 L’ensemble des documents sont intégrés au Workflow des Résultats de Consultations (WRC) : HRE-Lien-WRC.

A cette étape, le sous-traitant doit s’inscrire sur “Attestation Legale“.

Si risque : demander une enquête et analyse financière

Le pôle contractuel :
– Récupère l’ensemble des documents necessaires à l’obtention d’un quitus administratif,
– Prépare l’ensemble des éléments nécessaires à l’établissement de son marché/contrat/avenant (Conditions générales, annexes spécifiques, additif technique, consignes sécurité, consignes environnement, consignes interne sur le travail dissimmulé…) (HRE-lien-SAP),
– Constitue le dossier d’accueil entreprise partenaire :
=> Onglet Entreprise : présentation de l’Entreprise, charte Entreprise générale / Entreprise partenaire sous-traitante (FFB, EGF BTP), charte Fournisseurs et Développement Durable, la fiche environnement relative à l’activité, les fiches sécurité et tout document spécifique à la Direction de production.
=> Onglet Chantier : fiche spécifique chantier (HRE-FORM-88) intégrant au recto : une présentation du chantier objet du contrat de sous-traitance, coordonnées des interlocuteurs chantier, circuit de règlements des factures ou situations de travaux. Au verso : les renseignements utiles aux interventions sur le chantier (plan, moyens d’accès, horaires d’ouverture, consignes à respecter en matière de sécurité-santé, situation d’urgence, respect de l’environnement).
Le CFI :
– Valide le quitus administratif et déclenche la demande d’agrément par le pôle contractuel (si refus de validation du quitus, validation du Directeur de Production nécessaire).

Le signataire reste, à cette étape, le responsable de la signature du marché/contrat/avenant.

Après signature du marché/contrat/avenant par le ST, celui-ci (ainsi que le quitus validé) est enregistré par le pôle contractuel dans “SAP” (Envoi au ST et Responsable Travaux).

Le Service Statistique est responsable de la capitalisation des informations d’achats au travers du logiciel “Polybrain”.

Décompte Général Définitif (DGD) :
1- L’assistante travaux établie et envoie en RAR le DGD validé par le responsable travaux (+ bilan de coopération),
2- En cas de refus, un nouveau DGD est envoyé,
3- Sans retour du ST, un RAR est envoyé,
4- Une fois signé par le ST le DGD est enregistré dans SAP (copie au CFI),
5- Le responsable travaux réalise l’évaluation du sous-traitant ( HRE-FORM-118 pack travaux).