La mobilisation est habituellement réalisée avant le transfert. Cette étape doit permettre d’identifier par le Directeur Travaux le futur délégataire ainsi que le responsable maitrise pour la phase travaux du projet.
Le Responsable Commercial formalise cette organisation au travers de la fiche signalétique (HRE-FORM-07) qui sera diffusée en interne et stockée dans l’espace mis à disposition dans le lien ci-dessous (HRE-Lien-Fiches Signalétique).

Organisation spécifique pour les Achats:
Avant OS travaux:
Une première réunion de mobilisation des Achats est organisée par le Responsable Commercial dès adjudication du marché
Elle a pour but de présenter le projet aux participants à la préparation du chantier (travaux et fonctions supports, notamment aux acheteurs. Les lots critiques et prioritaires (délais, techniques, financiers ou qualité produit) y sont définis.

Après OS travaux :
Un acheteur est systématiquement invité lors de la mobilisation travaux afin de prendre connaissance au plus vite du contexte de l’opération pour proposer, lors de la réunion de lancement achats à suivre, une stratégie d’achats pertinente

Organisation spécifique pour les opérations de façade dont le délai est un enjeu majeur:

Dès la mobilisation, le délégataire organise un KICK OFF FACADE, en vue de réunir les experts façades de l’Entreprise pour la maîtrise du délai. Les points de vigilance amiante, témoin et prototypes, validations de variantes, techniques, logistiques et achats, etc. sont passés en revue, un plan d’actions est rédigé en séance avec un pilote et une planification par action. La réunion fait nécessairement l’objet d’un compte-rendu diffusé à tous les intervenants, trame dans le document HRE-FORM-118 Pack Travaux. Un planning est élaboré à la suite de la réunion (trame dans le pack travaux)

L’analyse de risques et opportunités HRE-FORM-03 est complétee des différents sujets identifiés

RAPPEL DES REGLES D’ACCUEIL:  Conformément au § 2.6 du référentiel BY OK, l’accueil sur chantier est réalisé par le délégataire, qui présente les points de vigilance de l’opération, le PIC, notamment le point de rassemblement. Le livret d’accueil du chantier est remis contre signature.

Le délégataire accueille tous les encadrants, un accueil renforcé est fait pour les stagiaires

Si nécessaire, peuvent être présents : la Direction de l'Ingénierie, le Contrôleur Financier, le Responsable consultations, BYCN Purchasing, le Préventeur, le Responsable Q&E. Dans tous les cas, ils doivent être informés.

Cette réunion a pour objectif de transmettre et de commenter les données de la phase commerciale avant transfert. Le contenu du dossier commercial est à spécifier pour chaque affaire. Dans tous les cas, il doit comprendre une analyse des risques et des opportunités de l'affaire. La mobilisation doit aboutir à une répartition des tâches et des missions de chacun jusqu’au transfert.

Le commercial présente l’opération et ses enjeux commerciaux et contractuels (relationnel client, exigences implicites et explicites, impasse, variantes…) puis transmet un dossier marché (ou DCE + budgets et identification des lots stratégiques) ainsi que l’avant-projet structure, les hypothèses d’études, options retenues, PIC, planning, MOC et MOP, budgets agences et maitrise, analyse des risques et opportunités, impasses, revues spécialisées (juridique, assurance, technique)…

Validation par le SG avant signature par la DG.

L’autorisation d’engagement de dépenses est validée par le Directeur de Travaux, de production et DG suivant seuils et se formalise à travers d’une fiche “Autorisation d’engagement de dépenses” (HRE-FORM-20).