Procédure : Réaliser la revue finale d’engagement
Ref : PRD C04
Version du 07/09/2016
OBJECTIF DE LA PROCEDURE :
La revue finale d’engagement a pour objectif de décider de la signature d’un contrat en marché privé. En marché public l’offre est engageante donc le bouclage vaut revue finale d’engagement. Cette étape est obligatoire pour les opérations ayant évolué significativement après la remise d’offre.
Elle s’effectue impérativement en présence et sous la responsabilité de la Direction Générale de l’UO ou de son délégataire désigné.
Elle peut en revanche s’effectuer dans un format plus réduit que la réunion de bouclage selon que les évolutions du dossier par rapport à l’offre sont de nature plutôt technique, financière ou juridique. (Extrait EDC-02)
Responsable de l’étape : Responsable du Service Commercial
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- Mobiliser l’équipe travaux : Au plus tôt la mobilisation travaux intervient dès la mise au point du dossier.
Dans certaines UO / Sociétés, la Direction de l'Ingénierie peut participer et prendre part à la décision.
Spécificités HABITAT REHABILITE
La mobilisation est également appelée “Transfert Technique”. L’objet de celle-ci est de transférer tous les éléments techniques de l’affaire aux équipes travaux le plus tôt possible.
Les documents associées à cette réunion sont listés dans le CR de réunion Mobilisation (HRE-FORM-11).
Documents et outils liés
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Inscrire l'affaire dans l'outil groupe de gestion des affaires commerciales : Salesforce.
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Tout marché Client doit être validé en interne avant soumission à la Signature du Client par le Responsable Commercial.
En fonction du document « délégation de signature», le signataire de l'offre peut-être le Directeur Général, le Directeur de Production ou le Directeur Commercial.
Signature électronique : Se référer à la procédure e-contrat pour connaître les différentes étapes à respecter.
Le dossier marché signé est mis ensuite à l’archivage.
Les données de l'affaire sont mises à jour dans l'outil groupe de gestion des affaires commerciales.
Dossier commun :
Le dossier commun doit être numérisé et transmis aux équipes travaux dans la semaine qui suit la signature du marché client.
Le chef de projet commercial contrôle la complétude du dossier et s’assure de sa structure et de sa lisibilité.
Si le marché client n’est pas signé numériquement, le travail de préparation du dossier commun doit être anticipé en vue de ne pas pénaliser le délai de signature des premiers marchés ST.
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En marché public, la notification de l’offre acceptée par la MO vaut OS de démarrage après vérification du contrôle de légalité.
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- Dans certaines UO / Sociétés, la Direction de l'Ingénierie peut participer et prendre part à la décision.
- Pour les marchés publics : Notifier les réserves afin qu'elles soient conservées.
- Si la mobilisation Travaux n’a pas encore été réalisée, elle intervient, au plus tard, après la signature de l’OS Travaux.
- A cette étape est ouvert un OIA.
Spécificités HABITAT REHABILITE
La mobilisation est également appelée “Transfert Technique”. L’objet de celle-ci est de transférer tous les éléments techniques de l’affaire aux équipes travaux le plus tôt possible.
Les documents associées à cette réunion sont listés dans le CR de réunion Mobilisation (HRE-FORM-11).
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Procédure : Réaliser la revue finale d’engagement
Ref : PRD C04
Version du 07/09/2016
Vérification : DSME BY BAT IDF
Approbation : COPIL Convergence