Procédure : Réaliser le bouclage commercial
Ref : PRD C03
Version du 07/09/2016
OBJECTIF DE LA PROCEDURE :
Le bouclage commercial a pour objectif d’arrêter le contenu et la stratégie d’une offre ou d’un projet. La réunion de bouclage se déroule au plus près de la date de remise de l’offre, à un moment où les études techniques, financières, juridiques sont terminées et ont fait l’objet de dossiers ou de notes spécifiques en sorte que les participants à la réunion de bouclage puissent effectivement arrêter une offre.
Cette réunion a lieu impérativement en présence du Directeur Général de l’UO ou de son Délégataire désigné. Il veille personnellement à permettre des revues spécifiques par discipline lorsque cela est nécessaire. La réunion doit impérativement comporter une analyse de risques discutée en séance. (Extrait EDC-02).
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Dans certaines UO / Sociétés, la Direction de l'Ingénierie peut participer et prendre part à la décision.
Documents et outils liés
BYBAT - R&O Report
Synthèse des risques et des opportunités
Fiche Projet Linkcity
BYBAT (pour Linkcity uniquement)
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Le Responsable Commercial et/ou le Chef de projet rédigent un projet d'offre commerciale en se basant sur l'offre commerciale type de l'UO.
Le Responsable Commercial la valide.
Spécificités REP
Préparer le mémoire de l’offre
Le chef de projet prépare le mémoire de l’offre avec l’appui des responsables études qui précise le contenu de la conception et du prix. Il le soumet pour vérification et compléments éventuels au responsable commercial.
Préparer l’offre à remettre au client
Dans le cadre d’une opération hors montage :
A l’issue du bouclage commercial, le responsable commercial finalise un projet d’offre qu’il soumet pour vérification au directeur commercial, comprenant les documents demandés par le client (éventuellement remplis ou complétés) et les documents remplis par REP, tels que :
- bordereaux de prix ou DQE
- mémoire technique
- plans (installation de chantier, phasage,…)
- notes de calcul,…
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Inscrire l'affaire dans l'outil groupe de gestion des affaires commerciales : Salesforce.
Spécificités REP
Pour les opérations hors montage, l’offre commerciale est réalisée par le responsable commercial et/ou chef de projet. Elle est validée par le directeur commercial qui s’assure de la conformité de l’offre par rapport au bouclage.
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La mise à jour de la fiche affaire est réalisée via un outil de Gestion de la Relation Commerciale (type Salesforce).
E-contrat :
La signature numérique des Marchés sera proposée à l’ensemble de nos Clients en phase Commerciale, en dehors des clients publics qui suivent un processus de signature spécifique. Suivant ses exigences, l’archivage des Marchés passera donc soit par la caisse des dépôts et consignations, soit par l’outil d’archivage interne Bouygues Construction Remind.
Quand cela est possible, le Responsable Commercial joindra la plaquette de la signature Numérique à son offre commerciale.
cf. procédure de mise en place de e-contrat
Documents et outils liés
BYBAT - Procédure e-contrat
(Convention de preuve, livre blanc,...)
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Cette étape peut consister à gérer les modifications ou répondre aux questions du client, assurer les oraux.
Documents et outils liés
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Procédure : Réaliser le bouclage commercial
Ref : PRD C03
Version du 07/09/2016
Vérification : DSME BY BAT IDF
Approbation : COPIL Convergence