• Préparer un planning de visites
• Visites détaillées de l’ouvrage avec ou sans les sous-traitants.
• Procéder aux essais.
• Etablissement d’une liste de travaux à reprendre ou à terminer  en y joignant éventuellement des plans de repérage.

Ces listes sont portées à la connaissance des entreprises pour exécution immédiate.

Demande de réception

Le responsable de chantier adresse au maître d’ouvrage la demande de réception de l’ouvrage conformément aux clauses du contrat.

Réaliser les OPR

Dans le cas où le contrat le prévoit, le responsable chantier organise les Opérations Préalables à la Réception avec le maître d’ouvrage ou son (ses) représentant(s) et s’assure du lancement des commissioning techniques.

Intégrer PR issue du projet stratégique “Mieux terminer les chantiers”

Remise des "Clés" et établissement des DOE

La présentation du fonctionnement du mode de traitement des réclamations après levée des réserves peut-être faite en même temps que la levée des réserves mais dans tous les cas, elle doit être faite avant la passation au SAV.

Lever les réserves clients

Dans les délais prévus au contrat.

Approuver la levée des réserves

Avertir le Maître d’Ouvrage de l’achèvement de cette opération afin qu’il délivre le quitus des levées de réserves.

Si la réception est sans réserve, il n’y a pas de quitus à obtenir.

Procéder au DGD client.

Réaliser le décompte définitif et évaluer le ST

L’entretien pour la réalisation du DGD avec le sous-traitant est réalisé au plus tard dans un délai de 100 jours après la réception des travaux. Le respect de cette consigne sera vérifié au cours du point 100%.

NOTATION DE NOS SOUS-TRAITANTS et enregistrement dans notre base de données Polybrain :

En fin de prestation d’un sous-traitant, ce dernier doit faire l’objet d’une évaluation par le responsable opérationnel, excepté pour les sous-traitants ayant fait l’objet d’une note d’écart (travaux sans risques ou d’ouvrages provisoires < 15000€).

La fiche d’évaluation peut être renseignée en présence de la cellule consultation afin que celle-ci soit informée au plus tôt de la qualité des sous-traitants sélectionnés.

Toute note inférieure ou égale à 1,5 doit être expliquée dans la colonne “commentaires”.

Cette fiche d’évaluation doit être jointe au rapport d’exécution travaux au point 100 % une fois la prestation du sous-traitant achevée.

A l’issue du point 100% un courrier est systématiquement envoyé aux ST ayant eu une note inférieure à 1.5 sur tout ou partie des critères. Ce courrier a pour objet d’informer le ST de son résultat d’évaluation et de lui demander son plan d’action pour améliorer ses critères.

Par ailleurs, le responsable de chantier doit envoyer au plus tard sous 8 semaines à compter de la date de réception du chantier, la fiche d’évaluation sous-traitant complète à la cellule Statistiques pour enregistrement dans polybrain. La cellule Statistiques transmet dès la réception du chantier un mail de rappel.

A noter que 2 fois par an et dans le cadre de la Réunion Analyse des Données d’Achats REP, le pilote du processus Achats réunit l’ensemble des directeurs travaux, le directeur SAV, le responsable du GIE Achats, l’animateur Prévention Santé Sécurité, le responsable QSE et le responsable de la cellule Statistiques afin de :

• Faire l’analyse des notations des sous-traitants enregistrées dans polybrain et des bilans de coopération
• Définir en fonction de cette analyse des actions à mener au niveau REP.

BILAN DE COOPERATION / PARTENAIRE SOUS-TRAITANTS :

Conformément à la directive de BYBAT IDF, un bilan de coopération EG/ST est mis en place dans toutes les UO et sur l’ensemble des opérations de BYBAT IDF.

Ce bilan de coopération est à remplir  lors de la signature du DGD avec le représentant du sous-traitant et le responsable opérationnel du lot concerné, et doit être un moment d’échange privilégié où le responsable de chantier commentera à son sous-traitant la note d’évaluation qui lui a été attribuée.

(Il veillera au préalable du démarrage des travaux de son sous-traitant à l’informer de notre démarche d’évaluation en fin de prestation.)

Ces bilans remplis sont transmis au secrétariat de direction travaux pour consolidation (analyse en comité achats 2 fois par an, animé par le pilote du processus Achats).

Les informations seront capitalisées dans la base de capitalisation adéquate propre à l’UO/société.