Dès la mobilisation travaux, le responsable opérationnel et le responsable du pôle services analysent les besoins en prestations intellectuelles en fonction des plannings techniques et des budgets.

Pour les opérations en conception/réalisation ou développement immobilier

La définition des besoins  en prestation intellectuelle est réalisée entre le chef de projet technique (responsable de la consultation) et le responsable commercial (demandeur).

Privilégier la consultation à plusieurs prestataires.

Si dérogation à la procédure, expliquer et documenter les critères de mono-consultation puis faire valider par le DG ou son délégataire.

Le responsable opérationnel vérifie avec le responsable du pôle services les disponibilités des bureaux d’études internes avant de consulter en externe.

En cas de consultation externe, sélectionner avec le responsable du pôle services les entreprises à consulter notamment à l’aide de Polybrain. Cette étape est suivie d’un résultat de consultation (REP – FP 17) et d’une vérification du dossier administratif du prestataire (SAP).

Pour les opérations conception/réalisation ou développement immobilier :

• Le responsable commercial rédige le contrat
• Le chef de projet technique établit une note d’écart (REP – FP 208) puis fait valider par le responsable commercial, puis aux CFI périmètres DP. Le DP vise à son tour la note d’écart. Le contrat accompagné de la note d’écart visée est ensuite diffusée au DG pour signature.
• Le chef de projet technique est responsable de l’archivage des contrats et de leur transmission au SAV.

Si risque : demander une enquête et analyse financière

Il n’y a pas de résultat de consultation pour :

• les prestations sous-traitées par le commercial et la DT en phase amont
• les prestations sous-traitées en interne au pôle services de a DT

Toute prestation externe nécessite l’établissement d’un contrat. Se référer aux contrats types en vigueur (BY Bât IdF Direction juridique).

• Un contrat BE de conception technique
• Un contrat BE pour les études exécution structure
• Un contrat de prestations intellectuelles pour les études de synthèse et de méthodes, géomètre, assistance technique…

Rappelons que dans tous les cas, le contrat ou la commande doivent reprendre dans leur rédaction les éléments négociés au cours de la consultation et définir précisément l’objet de la prestation à fournir. Ils doivent également :

• préciser les délais d’intervention
• préciser les conditions de prix et de règlement
• traiter la notion de responsabilité et de risques
• obtenir un dossier d’assurances conforme (en cohérence avec la prestation).

Le contrat ou la commande est examiné et visé afin de vérifier sa conformité technique et administrative notamment à l’aide de SAP .

Tous les contrats sont signés conformément à la délégation de signature.