La réunion de Lancement Achats permet aux équipes Travaux qui maitrisent leur dossier, d’exposer aux équipes Achats le projet et permet de définir quel lot est suivi par qui (voir procédure RLA de BYCN Purchasing).

Lien vers :
- le portail BYCN Purchasing
- le portail BYCN Matériel
- les achats de prestations de chantier
- les achats de consommables de chantier
- les frais généraux de chantier

Tout achat réalisé, sans mise en concurrence, doit être justifié. A ce titre, rédiger une note d’explication (format libre), détaillant les raisons (délai, stratégie, pénurie de sourcing, …) de cet achat sans concurrence. 

Le demandeur (commercial, DT ou travaux) organise  systématiquement une réunion de lancement animée par la cellule consultation. Cette réunion a pour objectif de définir, les lots qui sont pris en charge par la cellule consultation, ceux qui restent à la charge du chantier et les délais de désignation à respecter.

La cellule consultation est composée des pôles GO, CET, CEA, CC et de la cellule achats purchasing.

Cette réunion fait l’objet d’un compte-rendu, rédigé par le resposable de la Cellule Consultation, qui rappelle les éléments suivants :

– constitution du marché,

– lots à consulter et pris en charge par la cellule Consultation (Le détail des budgets transfert ou objectif est transmis par le Responsable Opérationnel à la Cellule Consultation),

– délais de désignation à respecter pour chaque lot,

– constitution d’une pré-liste avec l’équipe travaux des entreprises à consulter,

– missions confiées au Service achats (non exhaustif),

– exigences environnementales spécifiques,

-stratégie de consultation.

Ce compte-rendu est diffusé :

– au directeur général

-au directeur travaux

– au responsable de chantier

– au responsable opérationnel

– au directeur technique

– au responsable du service consultation

– au responsable du service achats

– au directeur du service approvisionnement.

Le dossier de consultation doit comporter :

• les pièces (issues du dossier marché client) nécessaires pour établir un chiffrage en toute connaissance de cause,
• le cas échéant, les spécifications techniques propres au lot concerné,
• les additifs (techniques, administratifs, qualité, sécurité, environnement), et un cadre de décomposition de prix, au choix selon la stratégie

Attention : L’additif environnement est directement intégré à l'”Additif aux Conditions spécifiques” disponible sur com’unity dans le portail Juridique :

http://com.unity-edit.bouygues-construction.com/cms/sites/comunity/home/fonctions-transverses/juridique-1/gestion-contractuelle–contrathe/lettres-types.html

Il précise également les conditions exceptionnelles administratives (attestation légale, garanties de bonne fin de travaux, frais de chantiers…).  Tout ceci fait l’objet d’une lettre d’envoi et d’un RPAO.

A ce stade, la Cellule Consultation s’assure avant de lancer les consultations que les sous-traitants sollicités ont la capacité à réaliser. La liste peut être diffusée au Maître d’Oeuvre ou Maître d’Ouvrage à sa demande.

Nota : Pour les lots ayant fait l’objet de la mise en place d’un partenariat en phase commerciale, et validé lors du transfert, le résultat de consultation est établi comme indiqué dans cette procédure. La liste des ST à consulter proposée par les acheteurs, est validée par les demandeurs lors de la réception du compte-rendu. Cette liste peut être évolutive en cours de consultation.

Le contrat définitif  est rédigé par les travaux/CFI. La finalisation de l’achat est assurée entre le sous-traitant, les travaux et la cellule consultation/ ou service achats.

Tout achat réalisé, sans mise en concurrence, doit être justifié. A ce titre, rédiger une note d’explication (format libre), détaillant les raisons (délai, stratégie, pénurie de sourcing, …) de cet achat sans concurrence. 

Pour ce faire, un tableau comparatif des offres de type F P 15 est renseigné.

La cellule de consultation et le responsable de chantier arrêtent leur choix en fonction de la compétitivité du sous-traitant après contrôle de la conformité technique, qualitative, quantitative et financière de l’offre.

Afin de se prémunir de la défaillance des sous-traitants, il est demandé avant chaque désignation de veiller à vérifier la capacité à faire du ST. Pour se faire, les outils sont :

– Enquête financière : demandée par le responsable de la consultation au SG qui la valide (voir formulaire REP – FP 209)

– La liste des Marchés ST sur le périmètre BYCN avec leur niveau d’avancement (formulaire REP – FP 234)

Pour ce faire, il renseigne le formulaire REP – FP 209 Enquête financière.

Une garantie de bonne fin de travaux à première demande sera exigée pour tout marché d’un montant supérieur ou égal à 1 000 000 euros. Le responsable consultation devra impérativement obtenir avant la signature du marché, un courrier d’engagement de la banque du sous-traitant d’émettre à notre profit une garantie à première demande conforme au modèle demandé par REP. Cette garantie doit couvrir 10% du montant du marché et doit être conforme au modèle ci-joint (formulaire REP – FP 223)

En cas de demande particulière du secrétariat général ou du DGA et en fonction de l’estimation de risque, il pourra être demandé une garantie de bonne fin pour les marchés inférieurs à 1 000 000 € et le taux de garantie pourra être porté à 20%.

Sélectionner le sous-traitant

Seul le résultat de consultation dûment signé autorise la désignation du sous-traitant et la signature du marché par le sous-traitant (formulaire REP – FP 17).

La revue de consultation sous-traitant doit dorénavant être systématiquement jointe au résultat de consultation afin de résumer les conditions et particularités éventuelles de la consultation concernée (formulaire REP – FP 228).

Le résultat de consultation a un double objectif :

• Formaliser le circuit de décision pour le choix du sous-traitant.
• Formaliser le circuit de capitalisation pour l’alimentation de la base de données des études de prix (polybrain).

Nota : tout résultat de consultation supérieur ou égal à 500 KEuros (montant marché ST) fait l’objet d’une revue de consultation en séance avec la Direction Générale. Participants obligatoires : DG, directeur achats, directeur travaux, CFI du service.

Une note de bouclage est rédigée si nécessaire par le responsable de la cellule consultation récapitulant l’ensemble des points négociés avec le sous-traitant en complément de son marché. Cette note de bouclage peut servir par la suite à l’équipe travaux pour la rédaction de l’additif technique.

Cas particulier des commandes de travaux :

Pour les travaux sous-traités d’un montant < 15 000 euros, ne présentant pas de risque majeur (de délai, technique……) ou concernant des ouvrages provisoires, il n’y a pas de résultat de consultation. Néanmoins, le responsable opérationnel établit une note d’écart soumise à l’approbation du Directeur Travaux.

Dans le cas de la désignation d’une nouvelle entreprise, joindre impérativement une fiche nouvelle entreprise (REP – FP 35).

Informer les entreprises retenues et non retenues si applicable.

Seuils de validation spécifiques par UO :

BRN :

>50K€ Directeur Achats & DG notifiés par mail.

>300K€ Directeur Achats & DG sont ajoutés dans le circuit de validation du RC.

BZN :

>50K€ Directeur Achats notifié par mail.

CPI :

>500K€ SG & DG sont notifiés par mail.

HAR :

>1 000K€ DG notifié par mail.

HAS :

>300K€ SG notifié par mail

>500K€ SG & DG & Directeur Achats BYBAT IDF notifiés par mail.

OPB :

>1 000K€ DG notifié par mail.

REP :

Pour les marchés supérieurs à 1M d’euros, validation du DG ou son délégataire.

L’achat de travaux supplémentaires à nos sous-traitant / prestataire doit faire l’objet d’une validation financière au préalable, formalisée par la signature d’une note d’écart. Pour plus de renseignement sur la nature des signataires à qui soumettre la note d’écart, se reporter aux conditions d’application de la délégation de pouvoir. A noter que pour les travaux et prestations dont le montant total est inférieurs à 15 k€ HT, la note d’écart se substitue au résultat de consultation.

Tout marché sous-traitant doit être validé en interne avant soumission à la Signature du sous-traitant.

Le Responsable de la Consultation doit fournir les éléments nécessaires à la constitution du marché ou de l'additif. Pour les marchés, les documents administratifs doivent être complets avant la signature.

Signature numérique des marchés :

Pour tout Marché Sous-traitant supérieur à 1 Million d’euros et avant la signature numérique du Marché par Bouygues, l’opérateur inclura dans le dossier la convention de preuve, suivant modèle cijoint (cf.,procédure e-contrat), recueillant l’acceptation manuscrite du procédé par le sous-traitant.

cf. procédure e-contrat

Ce seuil pourra être abaissé dans les Unités Opérationnelles sur décision du SG entité.