Responsables (Spécialistes) de la Direction de l'Ingénierie et éventuellement selon le type de dévolution de l'affaire : BE Externes, travaux, etc...

Sauf pour la partie CES, uniquement pour Habitat (HAR,HAS,BZ BU2, HRE) où les études sont faites à la Direction Commerciale.

Les données peuvent être des études complémentaires, des retours d'expérience, des données clients.

Les données sont compilées et diffusées à l'équipe projet. Les éventuels points de vigilance détectés sont transcrits dans l'analyse des risques pour permettre leur pilotage.

Organiser la visite du site

Pour chaque projet, le responsable commercial organise une visite du site avec les spécialistes de la DT pour vérifier de manière exhaustive l’état de l’existant, l’environnement, les contraintes du voisinage…

Visiter le site

A l’issue de la visite de site, le compte-rendu établi par le responsable d’étude GO et chaque responsable étude complète la check-list type des risques de la note de bouclage technique. Cette analyse sera ensuite reportée et revue par le responsable commercial dans le formulaire FC 15 “Risk report”.

Sauf pour la partie CES, uniquement pour Habitat (HAR,HAS,BZ BU2, HRE) où les études sont faites à la Direction Commerciale.

Faire un planning des études intégrant la production de tous les partenaires au projet.

Assurer le lancement des prestataires de la DT

En cas de besoin, certaines missions de conception ou de  chiffrage peuvent être confiées à des prestataires extérieurs. Elles suivent dans le cas la procédure d’achat de prestations intellectuelles.

Pour les missions sans chiffrage (métreurs acousticiens, audits structurels, environnemental et réglementaire…), le contrat est signé par le responsable de service de la DT.

Etudier par lot ou spécialité

Dans le cadre de la réalisation de son étude, le responsable étude applique les règles adoptées chez REP concernant les dépenses indirectes.

Gérer les interfaces

L’animateur interface crée le fichier dans Symbiose du nouveau projet. Les différents intervenants de l’étude renseignent l’outil Symbiose sur les points d’interfaces détectés.

L’animateur “interfaces” s’assure du traitement des interfaces TCE et en présentera la synthèse lors du bouclage technique TCE avec le chef de projet.

Animer les points intermédiaires de l’étude

Les points intermédiaires peuvent être de plusieurs natures :

1. Point d’avancement de l’étude
2. Poser des questions ou répondre aux questions du client
3. Point sur des sujets technique (planning, méthodologie…)
4. Point V (recherche et validation des variantes)
5. Préparation d’une réunion avec le client ou le Maître d’Œuvre
6. …

Les procédures capitalisation prix, ratios, veille réglementaire, interfaces,… sont disponibles dans le répertoire réseau “SMILE ETUDE”.

Responsabilités

La coordination des études pourra se faire au niveau de la Direction de l'Ingénierie et/ou l'Equipe projet.

Gestion des interfaces :

• Suite au lancement, le chargé d’affaire et le Responsable Interfaces vérifient le contour et périmètre de chaque lot avec les responsables de lot respectifs en s’appuyant pour cela sur le Tableau de répartition du chiffrage des lots et Interfaces (check-list de référence UO)
• Toute dérogation à ce tableau fera l’objet d’une communication à tous les intervenants (voir ci-dessous)
• Le R.I active et fait vivre au fil de l’étude une gestion des interfaces et renseigne les intervenants études, dont le chargé d’affaire (dans SYMBYOSE par exemple pour les projets >25M€ ou à la demande du DT UO)
• Chaque responsable de lot utilise cet outil pour interagir avec ses collègues pour émettre des interfaces issues de son lot ou répondre à des sollicitations (voir utilisation SYMBYOSE).

Gestion des modifications :

Si les modifications sont significatives, un nouveau lancement d’études est réalisé --> retour à la procédure "Faire le lancement technique des études".

Responsabilités

Sauf pour la partie CES, uniquement pour Habitat (HAR, HAS, BZ BU2, HRE) où les études sont faites à la Direction Commerciale.

Gestion des interfaces

Le Responsable Interfaces s'assure du traitement des interfaces TCE et en présentera la synthèse lors du bouclage technique TCE avec le chargé d’affaire.

En particulier, il s’assure de la fermeture des interfaces ouvertes dans SYMBYOSE qui constituera le livrable renvoyant aux différentes notes de bouclage.

Assurer les bouclages internes

Les bouclages internes sont assurés au niveau des responsables de pôle GO, CEA et CET. Les études techniques comportent pour chaque spécialiste et selon sa mission :

•  une note de bouclage incluant le mémoire technique de l’étude réalisée et les demandes spécifiques du lancement,
• une bordereau en DS
• des documents graphiques (planning, schémas, plans…)
• des variantes et options décrites et chiffrées
• une analyse des risques techniques à chaque lot
• éventuellement les documents bouclés issus des bureaux d’études extérieurs
• une compilation du fichier SymBYose par l’animateur interface

La feuille de ratios, mise à jour par la DT, comprend pour chaque lot les éléments significatifs permettant au responsable commercial la réalisation d’un comparatif du prix technique par rapport à des référentiels connus et définis au lancement.

Les responsables études rédigent leur note de bouclage conformément à la notice d’utilisation (cf. le premier onglet du formulaire FC 09).

En conception / réalisation, la validation du bouclage technique est réalisée par l'Architecte.