La réunion de Lancement Achats permet aux équipes Travaux qui maitrisent leur dossier, d’exposer aux équipes Achats le projet et permet de définir quel lot est suivi par qui (voir procédure RLA de BYCN Purchasing).

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Tout achat réalisé, sans mise en concurrence, doit être justifié. A ce titre, rédiger une note d’explication (format libre), détaillant les raisons (délai, stratégie, pénurie de sourcing, …) de cet achat sans concurrence. 

Avant de réaliser la Réunion Lancement Achats, l’opération est présentée, 5 jours après l’accord client, lors de la réunion Stratégie Projet réalisée à l’initiative du Directeur de Production ; réunion à laquelle participent la direction technique, les achats, la direction commerciale, la direction travaux. L’objet de cette réunion est de définir les risques et opportunités de l’opération et de mettre les fonctions supports au service du projet.  Elle fait l’objet d’un compte rendu rédigé par le responsable commercial.
Les objectifs de cette réunion sont repris dans la note d’Organisation de la réunion Stratégie Projet  jointe à la présente procédure.
A l’issue de cette réunion est définie, si nécessaire la cadence des réunions Flash dont la note d’Organisation est également jointe à la présente procédure.

Suite à la réunion Stratégie Projet et à la relecture des pièces marché par les Experts de la DI CES, le représentant DAI de la DP concernée déclenche la Réunion de Lancement Achats (RLA). La RLA peut se faire en 2 temps :
– CET et ST GO
– C&C e CEA.

Elle se décompose en 2 phases : mobilisation puis stratégie.

Lors de la phase de mobilisation, l’équipe procède, entre autre, à la répartition des lots entre les travaux et la DAI et détermine une stratégie par lots grande maille (ST ou F+P). Elle se poursuit par une réunion stratégie par lot organisée par l’acheteur en charge de la consultation.

Voir Note d’organisation RLA

Les besoins du projet sont rappelés dans le CR de la réunion stratégie projet et les pièces marché (CCTP, notices, pièces graphiques, études thermiques, etc.). Ces besoins sont complétés par les remarques issues de la relecture des CCTP par les Experts de la DI CES. Ces besoins sont également complétés par les prescriptions internes en matière de qualité, de sécurité et d’environnement.

L’acheteur établit le dossier de consultation qui regroupe les éléments suivants :

• Présentation de l’opération
• Déroulé de la consultation, règles du jeu et planning de la consultation
• Pièces Marché
• Bordereau remise de prix dès que possible

L’acheteur identifie les entreprises auxquelles il va soumettre un dossier de consultation. Pour cela, il s’appuie sur un état des entreprises consultées et désignées (état consultable sur Polybrain), la liste ST sourcing par lot, qu’il peut compléter à l’aide d’autres sources (Annuaires internet des sous-traitants et fournisseurs, entreprise partenaire du projet en phase commerciale, contacts divers …).

Il se charge également de vérifier que les ST sélectionnés ne figurent pas dans la liste des ST sous surveillance.

Tout achat réalisé, sans mise en concurrence, doit être justifié. A ce titre, rédiger une note d’explication (format libre), détaillant les raisons (délai, stratégie, pénurie de sourcing, …) de cet achat sans concurrence. 

L’acheteur analyse les offres en s’assurant qu’elles sont compatibles avec la définition de la prestation qu’il a fixé pour le lot considéré. Il met en évidence les écarts et variantes entre les offres une fois celles-ci éventuellement complétées.

Suite à l’analyse des offres, l’acheteur établit le premier Tableau Comparatif des Offres ( TCO). IL conserve les offres techniquement et économiquement fiables, il établit alors la shortliste.

L’acheteur réalise plusieurs tours de négociations avec les ST / fournisseurs short-listés. Suite à ces négociations, l’acheteur établit un TCO révisé.

L’acheteur négocie la meilleure offre conforme en assurant sa mise à conformité avec le dossier marché et les prescriptions internes HAR. Puis l’acheteur intègre des optimisations techniques et des variantes proposées par les ST shortlistés.

Enfin l’acheteur vérifie que  les procédures administratives (echeckin, ALG, …) et la politique sécurité sont bien intégrées par les ST shortlistés.

L’acheteur formalise et présente ses préconisations achats à l’équipe Travaux qui tiennent compte :

• de la conformité technique et quantitative de l’offre retenue (TCO, analyse d’écart),
• de sa compétitivité (TCO,
• de sa capacité financière à faire (grille PAST, certificat de capacité)
• de la capacité de l’entreprise à répondre aux exigences techniques réglementaires et contractuelles du marché client et des prescriptions minimales HAR (références, note d’évaluation, note sécurité, certificats,…)

Pour tous les lots jugées critiques ou > à 1M€, une réunion flash meeting est organisée (voir note jointe).
Pour toute variante aux éléments contractuels et tout lot critique, l’acheteur devra solliciter l’expert de la cellule CES du lot concerné pour validation de l’offre du ST.

Tous les sous-traitants ont obligation de souscrire à la société ALG (attestations légales) pour y déposer leurs documents administratifs.

Informer les entreprises retenues et non retenues si applicable.

Seuils de validation spécifiques par UO :

BRN :

>50K€ Directeur Achats & DG notifiés par mail.

>300K€ Directeur Achats & DG sont ajoutés dans le circuit de validation du RC.

BZN :

>50K€ Directeur Achats notifié par mail.

CPI :

>500K€ SG & DG sont notifiés par mail.

HAR :

>1 000K€ DG notifié par mail.

HAS :

>300K€ SG notifié par mail

>500K€ SG & DG & Directeur Achats BYBAT IDF notifiés par mail.

OPB :

>1 000K€ DG notifié par mail.

REP :

Pour les marchés supérieurs à 1M d’euros, validation du DG ou son délégataire.

L’acheteur établit l’additif, la politique sécurité, la note d’analyse d’écart et le résultat de consultation.

L’assistante établit le quitus.

Le Responsable Travaux examine le dossier et valide le résultat de consultation sous WRC.

La sélection du sous-traitant peut s’accompagner de mesures particulières destinées à assurer la maîtrise de la prestation sous-traitée. Celles-ci seront alors inscrites dans le Plan de Prévention et de Contrôle du chantier. Le sous-traitant retenu le sera définitivement à réception concrète de son agrément par le Maître d’Ouvrage, ou de fait après l’accomplissement des formalités légales découlant de la loi sur la sous-traitance. En cas de refus d’agrément signifié par le Maître d’Ouvrage, la désignation du sous-traitant est rendue caduque et un nouveau sous-traitant est choisi, selon le processus qui précède.

Tout marché sous-traitant doit être validé en interne avant soumission à la Signature du sous-traitant.

Le Responsable de la Consultation doit fournir les éléments nécessaires à la constitution du marché ou de l'additif. Pour les marchés, les documents administratifs doivent être complets avant la signature.

Signature numérique des marchés :

Pour tout Marché Sous-traitant supérieur à 1 Million d’euros et avant la signature numérique du Marché par Bouygues, l’opérateur inclura dans le dossier la convention de preuve, suivant modèle cijoint (cf.,procédure e-contrat), recueillant l’acceptation manuscrite du procédé par le sous-traitant.

cf. procédure e-contrat

Ce seuil pourra être abaissé dans les Unités Opérationnelles sur décision du SG entité.

à complèter…

Suite à l’attribution du marché ST, le responsable Travaux organise la passation entre l’acheteur, le représentant du lot concerné de la cellule Expertises CES et l’équipe Travaux, puis la réunion de lancement avec le ST (Cf Process Expertises CES)

Lors de la réunion de lancement, les organisateurs passent en revue les pièces marchés, les additifs, , les attentes en terme de réalisation des autocontrôles et du respect de la politique sécurité..