Le Directeur de production désigne le Directeur Travaux. Le Directeur choisit le responsable de chantier et le responsable maîtrise.

Le responsable de chantier choisit son ou ses responsables opérationnels et met en place l’équipe encadrement du chantier. Il établit un premier organigramme agence, et avec l’aide du responsable maîtrise un premier organigramme maîtrise.

Dans le cas d’OS travaux régis par la loi MOP, 1 semaine après notification, le DP organise un lancement selon les prescriptions du départ lancé en y intégrant la DAI.

Si nécessaire, peuvent être présents : la Direction de l'Ingénierie, le Contrôleur Financier, le Responsable consultations, BYCN Purchasing, le Préventeur, le Responsable Q&E. Dans tous les cas, ils doivent être informés.

Cette réunion a pour objectif de transmettre et de commenter les données de la phase commerciale avant transfert. Le contenu du dossier commercial est à spécifier pour chaque affaire. Dans tous les cas, il doit comprendre une analyse des risques et des opportunités de l'affaire. La mobilisation doit aboutir à une répartition des tâches et des missions de chacun jusqu’au transfert.

Le dossier doit comporter :

• La liste des pièces contractuelles
• le CCTP
• L’O.S accepté par l’Entreprise
• Plans des ouvrages
• Plan géomètre
• CCAP/CCCM/Délais
• Pièces marché/lettre d’engagement compris planning
• Définition des intervenants et type de mission
• Permis de construire et/ou attendus
• Plan général de coordination
• *Référé préventif
• Rapports : pollution-amiante-termite-saturnisme (suivant l’ouvrage)
• Rapport de sol
• RICT (Rapport initial du contrôleur technique)
• Plans des ouvrages mis à disposition par le client
• PV de visite des ouvrages mis à disposition par le client
• * Etat des installations concessionnaires
• *Référentiel qualité client
• *Acte de propriétés

Etudes Technico-financière :

• Note de transmission avec :
  • Historique du site-correspondance client
  • Environnement-voisinage-accès-restriction des plages de travail
  • Risque sur les ouvrages enterrés
  • Liste des points restant à traiter, aléas, options, variantes
• Feuille de budgets et marges
• Déboursé chantier
• Planning prévisionnel avec analyse des points critiques
• Effectif/agence-maîtrise  Max. G.O                                    Max. C.E
• Dossier technique G.O/C.E, compris :
  • Consultations lancées
  • Partenariats mis en place
  • Données appui travaux
  • Liste d’interfaces critiques
• Programme prévention sécurité

Légende : * = non obligatoire au transfert mais à obtenir par le commercial si manquant et nécessaire.< /FONT >

Après lecture du dossier, le responsable opérationnel est chargé de transmettre la liste des pièces manquantes pour récupération par le commercial.

En Conception/ réalisation ou en offre globale:

Le Design Manager et le Client (promoteur ou Maitre d’Ouvrage) réunissent l’équipe Travaux constituée autour du Directeur Travaux, du Directeur de Projet, du ou des responsable(s) opérationnel(s), pour une présentation de l’opération.

Sur la base des analyses fonctionnelles issues du pilotage de la performance et de ses risques, les Travaux sont sensibilisés et informés des particularités et caractéristiques principales (contexte, objet, exploitation,…) de l’opération.

Validation par le SG avant signature par la DG.

Pour tous les chantiers pour lesquels les premiers travaux doivent démarrer avant transfert une réunion d’engagements de dépenses avant OS sera organisée. Elle peut être confondue avec la réunion “Mobilisation des équipes travaux avant transfert”.

Elle se fera à l’initiative du commercial avec pour objectif de présenter le chantier et de lister les actions immédiates à entreprendre, avec la limite des engagements qui peuvent être pris en attendant le transfert. Elle donnera lieu à un compte-rendu précisant les points et consignes abordés par le Responsable Commercial ainsi que les documents transmis au Responsable Opérationnel.

Le RO soumet, à l’accord de son Directeur ou son Directeur de Production, la liste des dépenses à engager, nécessaires à la réalisation des actions à entreprendre avant transfert. Le DG vise cette liste, valant autorisation d’engagement de dépenses.