Procédure : Acheter des prestations

La réunion de lancement Achats doit être programmée à la demande des Travaux.
Elle est organisée par les acheteurs et à l’issue de la réunion de lancement, un compte rendu de RLA est envoyé aux participants et à tous les acheteurs impactés par un lot.

Lors de la RLA, sont identifiés les lots sur lesquels les acheteurs vont acheter.

Pour qu’un achat soit fait par un acheteur, le demandeur doit faire une DA en utilisant les formulaires prévus à cet effet. Cette DA est considérée comme la donnée d’entrée.

(Les Demandes d’Achats Excel se trouvent sur l’Intranet du GIE Achats: WELCOM, dossier 17 – Documents Type, sous-dossier “Demandes d’Achats”).
Dans le cas d’achats de sous traitance, le demandeur ne doit pas réaliser de DA type avec un formulaire mais il doit transmettre un dossier complet. Ce dossier sera considéré comme une DA.
Dossier considéré comme complet (Ci-dessous les pièces à minimum) :

• Pièces du marché avec ordre de préséance (CCTP & plans au minimum),
• Détail quantitatif ou DGPF (format Excel si possible),
• Budget transfert (et objectif si connu),
• Planning du marché + planning des travaux avec dates clés (1er coulage béton, hors d’eau, hors d’air, dates contractuelles),
• Compte prorata.

Privilégier la consultation à plusieurs prestataires.

Si dérogation à la procédure, expliquer et documenter les critères de mono-consultation puis faire valider par le DG ou son délégataire.

Afin d’analyser le marché des Sous-Traitants, l’acheteur respecte les étapes suivantes :
1. Sourcing / Evaluation ST :
• du tableau : liste d’évaluations des sous-traitants et co-traitants (intranet)
• POLYVAL
• POLYBRAIN
• du Cated
• Utilisation de toutes les données extérieures disposnibles (pages jaunes, informations du Service Commercial, informations des Services Travaux…)
• Liste des entreprises à consulter venant du client.
2. Analyse du Marché (si existante) :
Le Responsable de Marché effectue les opérations suivantes :
• Est responsable de la veille produits / marchés / normes
• Réalise, capitalise, met à disposition et tient à jour la connaissance du marché
• Synthèses des bonnes pratiques
• Formalisation et formatage des documents
• Evaluation des volumes réalisés par fournisseurs et par produits
• Identification des politiques commerciales et stratégies des fournisseurs
• Positionnement des fournisseurs sur leur marché (BCG)
• Analyse de risques (matrice de Kraljic)

L’acheteur prépare le dossier de soumission (liste informative, les pièces à envoyer pouvant dépendre de la stratégie de négociation).
• Lettre d’accompagnement
• Déclaration Soumission
• Contrat d’entreprise marché forfaitaire / unitaire
• Conditions générales
• PGC
• Fiche d’informations aux S/T
• Demande d’offre
• Cahier de charges / descriptif
• Plans
• Questionnaire : informations de l’entreprise consultée
Avant de consulter les entreprises, et une fois l’appel d’offre rédigé, l’acheteur doit en informer son client interne (Direction Technique, Travaux et Commerce).

L’acheteur analyse les offres reçues et renseigne les résultats de consultation, dans le formulaire de “Tableau de Consultation”.
L’acheteur procède à :
L’analyse des offres :
• Analyse technique / qualitative / du planning / du service / du prix
• Variantes possibles (à proposer aux travaux)
• Conformité des offres (en coordination avec les travaux)
L’analyse du S/T ou de la solution adaptée (F+P) :
• Entreprise connue ou non
• Visite éventuelle des sites de production, du siège…
• S’assurer de la capacité et de la qualification du S/T
• Audit
• Analyses financières

Afin de bien négocier, l’acheteur doit :
• Définir sa stratégie de négociation
• Préparer sa négociation.
La négociation finale (Short-List) peut-être effectuée avec les travaux si nécessaire, mais uniquement concernant la partie technique du dossier.

à complèter…

Si risque : demander une enquête et analyse financière