La passation d’un chantier à P-SAV a pour objet de transférer la responsabilité de celui-ci au service Prévention-SAV dans le cadre de l’application de nos garanties.

Elle doit avoir lieu dans les 4 mois qui suivent la réception du chantier.

Les conditions suivantes doivent être réunies :

• Le chantier doit avoir fait l’objet d’une réception client, suivie : soit d’un Procès-verbal sans réserve, soit d’un Procès-verbal avec réserves et d’une attestation de levée de réserves signée du Maître d’Ouvrage,

• Les travaux sous-traités doivent avoir fait l’objet d’un DGD par corps d’état, réglé à hauteur de 95% (ou 100% mais assorti d’une caution de 5%) signé par chaque entrepreneur.

• Le chantier doit avoir fait l’objet d’une ou plusieurs réunions d’options techniques, d’une ou plusieurs visites prévention et d’une réunion de pré-passation.

• La note de transmission du conducteur, suivant le modèle figurant en annexe, et le rapport d’affaire doivent être établi.

La préparation de la réunion de pré-passation consiste à :

• Préparer l’archivage du dossier selon le plan de classement BYCN (REMIND)

• Pointer le listing de pré-passation, suivant la trame type du compte rendu de pré-passation (compris dossier électronique).

Les travaux demandent la pré-passation.

La note de transmission est réalisée par les travaux, le CR de pré-passation par les Chargés d'Affaires SAV.

En cas de refus, une liste des pièces manquantes est établie et une nouvelle pré-passation peut être nécessaire.

La réunion de pré-passation d’un dossier au P-SAV est destinée au recensement de l’ensemble des pièces constituant le dossier, collectée et archivée par les équipes travaux.

La réunion est proposée au Chargé d’Affaires du P-SAV  par le Responsable du chantier.

Les participants sont:

• Le responsable du chantier et éventuellement la secrétaire Travaux.
• Le Chargé d’Affaires P-SAV qui assurera la gestion du dossier.

Lors de cette réunion le P-SAV contrôle :

• L’archivage réalisé par les Travaux sur la base de la trame type du compte rendu de pré-passation (FT 29).
• Le contenu du dossier électronique figurant sous VEGA/P-SAV/DOSSIER DE PASSATION EN COURS/NOM DE L’AFFAIRE.Le compte rendu est établi par le P-SAV dans la semaine qui suit la réunion (FT 29).

Re-pointer les pièces si nécessaire.

Sur la base du compte rendu (FT 29) et suivant le récapitulatif des éléments manquants figurant dans le compte rendu, les Travaux collectent et  complètent le dossier d’archivage.

Le CFI participe selon les UO.

Le CR de passation officialise la passation.

Prise de RDV à l’initiative du responsable du chantier auprès du secrétariat P-SAV ou par P-SAV (alerte à 100 jours) 4 mois au plus tard après la réception.

Les participant sont :

• Le responsable du chantier avec éventuellement la secrétaire Travaux.

• Le directeur ou le chef de service Travaux.

• Le Chargé d’Affaires P-SAV qui assure le suivi du dossier.

• Le responsable de P-SAV.

La passation consiste essentiellement à récolter les éléments manquants. Suivant les critères de passation, l’acceptation de l’opération par P-SAV est immédiatement notifiée au responsable du chantier.

A l’issue de cette réunion, 2 cas de figure sont à envisager:

– Passation technique:

L’état du dossier ne répond pas aux exigences fixées par P-SAV (Critère de passation). La passation technique ne pourra avoir lieu que si les pièces listées si après ont été présentées et fournies à P-SAV: • Le PV de réception avec la liste des réserves de réception (architecturale et des Bureaux d’Etudes, du bureau de contrôle,…) ; PV de réception de la GTB ainsi que le support de formation aux utilisateurs, • Le tableau des intervenants, sous-traitants et fournisseurs (adresse mail, nom du chargé d’affaire) • La totalité du DOE (avant validation MOE) en format informatique avec la liste des matériels et matériaux mis en œuvre, • Le bordereau de remise des DOE à la MOE. • Le rapport d’affaire comprenant la note de transmission et les limites de prestations. • L’évaluation des sous-traitants • Le dossier électronique  rempli • Une copie de la CCRD de l’opération

Le compte rendu (FT30) est établi par P-SAV dans la semaine qui suit la passation. A l’issue de cette réunion, la responsabilité “technique” du dossier revient à P-SAV qui se charge de remédier aux nouvelles réclamations de parfait achèvement déclarés à la date de la passation. Eventuellement, le service P-SAV pourra lever les réserves de réception restantes.

– Passation définitive:

L’état du dossier répond aux exigences fixées par P-SAV (Critère de passation). En complément des éléments demandés au plan de classement par BYCN, le dossier devra comprendre les éléments suivants: • Quitus de réception des boîtes d’archives par le centre de documentation, • CD ou DVD des DOE validé par la MOE. Suivant le contexte des dérogations pourront être accordées, La passation définitive consiste à officialiser la transmission du dossier à P-SAV. Le compte rendu (FT31) est établi par P-SAV dans la semaine qui suit la passation. A l’issue de la passation, la responsabilité du chantier est entièrement assumée par P-SAV, sur tous les plans (administratifs, financiers, etc…). Toutefois, les dépenses éventuelles liées à un refus de conformité ou à des problèmes de mitoyenneté restent dans tous les cas à la charge de la Direction Travaux concernée. Le suivi des désordres et des réserves de réception connues lors de la passation ainsi que leurs prises en charge répondront aux règles ci-dessous détaillées: Suivi des réserves: – Réserves architecturales: suivi P-SAV dans la limite de 10 réserves à condition qu’elles soient environnées avec le sous-traitant. A charge financière travaux. – Réserves BET, SPS, Techniques, Bureau de contrôle: non levables ou contestées : suivi travaux – Constitution et diffusion des DOE: suivi travaux – Obtention du PVLR : suivi travaux Suivi de la GPA: – Désordres de GPA déclarées avant la passation technique: suivi par P-SAV à charge travaux. Les désordres devront avoir été saisis dans eSAV. – Désordres de GPA déclarés après la passation technique: suivi par P-SAV; à charge P-SAV. – Désordres de GPA, déclarés après la passation technique, relatifs à une remarque du P-SAV mentionnée en phase prévention : suivi par P-SAV à charge travaux.

Chaque UO a une règle spécifique pour la présentation de l’équipe SAV-DSC en fonction des montants de projets.

Deux réunions seront planifiées par les travaux, l’un dès la réception de l’opération et l’autre 1 semaine avant la réunion de passation. Lors de la 1ère réunion, le chargé d’affaires présentera :

– le service P-SAV et son organisation,

– le logiciel E’SAV,

Les équipes travaux remettront au client un guide d’entretien et de maintenance, suivant le modèle disponible sur l’espace SHAREPOINT du P-SAV.

A défaut, le chargé d’affaires remettra au client le guide d’entretien établi au préalable en collaboration avec les travaux (FS16 – version simple).

A l’issue, le chargé d’affaire établira dans la semaine le compte rendu (FS34) et le diffusera au présent.

La deuxième réunion permettra d’officialiser le changement d’interlocuteur et de passer en revue les réclamations émises et non traitées par les équipes travaux.

Une réunion (FS40 et annexe) de présentation du fonctionnement de P-SAV et des garanties est organisée sur les grosses affaires ou les opérations avec des enjeux politiques forts. Cette réunion permettra notamment de clarifier les modalités d’accès à l’opération. Sur les autres opérations, un courrier d’information (FT111) est adressé au sous-traitant. En fonction de son contexte et de sa typologie, le SAV adaptera le courrier suivant les modèles présents dans l’espace SHAREPOINT du P-SAV.

Dès le démarrage du chantier les documents doivent être regroupés selon le plan de classement.

Vérifier le contenu du dossier en y ôtant tous les  doublons.(double classement chantier/siège)

Ajouter entre autre:

• Les comptes rendus de réunions options.
• Les comptes rendus de visites prévention et leurs réponses.
• Les documents émis depuis le chantier (bordereaux d’envoi, télécopies…)Mettre en boites les documents en respectant le principe de la boite d’archivage type FT 64 et étiquettes types.Etablir une nomenclature des boitesPoint particulier concernant les sous-traitants: veiller à ce que chaque marché soit constitué des pièces suivantes:
  • correspondances départs
  • correspondances arrivées
  • contrats de sous-traitance
  • agrément
  • avenants et /ou ordres de services
  • décomptes définitifs
  • quitus SAV

  L’archivage des boites dans le local archives est réalisé par les équipes travaux suivant l’emplacement défini par le service GPS.