La réunion de Lancement Achats permet aux équipes Travaux qui maitrisent leur dossier, d’exposer aux équipes Achats le projet et permet de définir quel lot est suivi par qui (voir procédure RLA de BYCN Purchasing).

Lien vers :
- le portail BYCN Purchasing
- le portail BYCN Matériel
- les achats de prestations de chantier
- les achats de consommables de chantier
- les frais généraux de chantier

Tout achat réalisé, sans mise en concurrence, doit être justifié. A ce titre, rédiger une note d’explication (format libre), détaillant les raisons (délai, stratégie, pénurie de sourcing, …) de cet achat sans concurrence. 

Sollicitation de la DAI, en amont : se référer à la note de fonctionnement de la DAI en amont des projets

En donnée d’entrée et au préalable de la RLA :

Etape 1 : La DC présente le projet et le planning études (cps dates contractuelles de désignation) aux TRX et DAI, en présence de la Direction de l’Ingénierie. Cette réunion est déclenchée par la DC en fonction du planning études, qui identifie les lots critiques (issus de la FC03) nécessitant d’être traités avant OS.

Etape 2 : La DAI monte la RLA de Mobilisation (globale et TCE), en présence de DC, TRX et Direction de l’Ingénierie. Le référent achat de la DAI établit le CR et le diffuse aux participants + acheteurs concernés.

Etape 1 : La DC constitue le DCE et identifie les lots à risque : projet, délai, …, en présence des TRX

Etape 2 : La DAI (chaque acheteur) lance et organise des RLA/lots avec les TRX, afin d’établir les stratégies d’achats (fourniture et pose séparée, accord cadre, …).

Utiliser le Règlement Particulier d’Appel d’Offre (RPAO) spécifique à OPB.

Les additifs au CCTP sont rédigés par la DAI.

La DAI établit le sourcing partagé avec les Travaux qui peuvent le cas échéant l’amender. La DAI remplit une Fiche Stratégie Consultation par lot (lien vers fiche)

Tout achat réalisé, sans mise en concurrence, doit être justifié. A ce titre, rédiger une note d’explication (format libre), détaillant les raisons (délai, stratégie, pénurie de sourcing, …) de cet achat sans concurrence. 

Etape 1 : La DAI lance les dossiers de consultations selon RPAO

Etape 2 : Les entreprises produisent leurs offres, et notamment chiffrent des extensions de GPA, à :

• • 2 ans (GPA + 1 an)
  • 3 ans (GPA + 2 ans)

Etape 3 : La DAI analyse, met en conformité, optimise les offres

Etape 4 : La DAI organise des Points d’étape de consultation avec TRX (taux de réponse, cible budget, variantes/options).

Etape 5 : La DAI établit un TCO/lot

Identifier lors de la consultation, si le ST fera appel à de la sous-traitance de second rang, avec quelles entreprises, sur quel périmètre.

Etape 1 : La DAI établit une short list/lot
Etape 2 : La DAI analyse la capacité à faire des entreprises : effectifs, assurances, taux de dépendance, Infolégale, charge de travail …

Etape 3 : La DAI négocie les offres finales

Etape 1 : La DAI établit une note de bouclage et rédige un additif

Etape 2 : La DAI soumet de l’achat aux TRX

Etape 3 : La DAI établit le RC dans Constellation

Tout achat réalisé, sans mise en concurrence, doit être justifié. A ce titre, rédiger une note d’explication (format libre), détaillant les raisons (délai, stratégie, pénurie de sourcing, …) de cet achat sans concurrence.

Informer les entreprises retenues et non retenues si applicable.

Seuils de validation spécifiques par UO :

BRN :

>50K€ Directeur Achats & DG notifiés par mail.

>300K€ Directeur Achats & DG sont ajoutés dans le circuit de validation du RC.

BZN :

>50K€ Directeur Achats notifié par mail.

CPI :

>500K€ SG & DG sont notifiés par mail.

HAR :

>1 000K€ DG notifié par mail.

HAS :

>300K€ SG notifié par mail

>500K€ SG & DG & Directeur Achats BYBAT IDF notifiés par mail.

OPB :

>1 000K€ DG notifié par mail.

REP :

Pour les marchés supérieurs à 1M d’euros, validation du DG ou son délégataire.

La DAI organise, après validation du RC, une rencontre, sur le chantier, entre le délégataire et le responsable de l’entreprise sous-traitante, en guise de passage de témoin DAI/TRAVAUX et démarrage de la collaboration TRAVAUX/PARTENAIRE

Les travaux valident l’achat dans Constellation suivant l’organigramme de signatures mis en place par la gestion.

Tout marché sous-traitant doit être validé en interne avant soumission à la Signature du sous-traitant.

Le Responsable de la Consultation doit fournir les éléments nécessaires à la constitution du marché ou de l'additif. Pour les marchés, les documents administratifs doivent être complets avant la signature.

Signature numérique des marchés :

Pour tout Marché Sous-traitant supérieur à 1 Million d’euros et avant la signature numérique du Marché par Bouygues, l’opérateur inclura dans le dossier la convention de preuve, suivant modèle cijoint (cf.,procédure e-contrat), recueillant l’acceptation manuscrite du procédé par le sous-traitant.

cf. procédure e-contrat

Ce seuil pourra être abaissé dans les Unités Opérationnelles sur décision du SG entité.

Achat direct chantier : achat réalisé par le biais d’ « Accords-cadres » mis à disposition via l’outil PABLO.
Si le produit existe dans PABLO, le chantier peut réaliser seul sa commande sur cet outil.
Si la commande dépasse un seuil défini dans l’outil, elle se transformera en demande d’achat.