Mobiliser l’équipe travaux : Au plus tôt la mobilisation travaux intervient dès la mise au point du dossier.

Dans certaines UO / Sociétés, la Direction de l'Ingénierie peut participer et prendre part à la décision.

• Faire la réunion « check-list de démarrage de chantier » en s’appuyant sur le document « check-list de démarrage de chantier ». Objectifs : créer un rétro-planning pour appréhender les points urgents, décider quand affecter une équipe travaux, identifier les sujets où une décision rapide est à prendre. Lors de la réunion check-list, le RC1 et le RT1 définissent aussi le mode de passation du dossier : DPE ou transfert puis objectif.
• Faire la Réunion de Mobilisation Achats (RMA).
• Faire de l’insertion sociale (voir procédure).
• Vérifier le dossier de consultation : vérifier si le dossier est bon pour exécution et établir une liste d’écarts (responsabilités et modalités de suivi) à l’aide du formulaire de suivi des écarts.
• Faire la réunion de lancement de la mise au point du dossier marché, sur la base d’un dossier mis à jour (outil chorus).
• Auditer les pièces écrites et plans.
• Se réunir avec le maitre d’œuvre, le bureau d’études, les services techniques du maitre d’ouvrage.
• Se réunir avec le maitre d’ouvrage.
• Gérer les écarts et valider les pièces administratives et techniques, avec utilisation du document formulaire de suivi des écarts.

Inscrire l'affaire dans l'outil groupe de gestion des affaires commerciales : Salesforce.

Valider les pièces techniques et administratives :

Après que toutes les pièces ont obtenu l’aval de chaque contractant, un exemplaire type du dossier (dossier marché minute) comportant tous les documents dans leur état définitif est constitué.

Le dossier marché minute est validé en remplissant la fiche “validation dossier marché minute”.

Le responsable d’affaire informe les zones analyse de risque sur Chorus.

Le responsable commercial se rapproche du CFi périmètre qui réalise le chantier pour l’établissement de la demande de caution bancaire.

Faire la revue de contrat :

La revue de contrat intervient avant la date de signature du Marché. L’objectif est d’indiquer au responsable commercial les points non résolus, par le biais du document “Validation dossier marché minute”.

La feuille de vente définitive est établie par le responsable d’affaire et validée par le responsable commercial.

Confectionner le dossier marché :

Les exemplaires sont confectionnés et assemblés en nombre suffisant. Les originaux peuvent être reliés avec le procédé dit “reliure notariale”. Ce travail est effectué par le MOE ou par l’entreprise si demandé par le MO.

Tout marché Client doit être validé en interne avant soumission à la Signature du Client par le Responsable Commercial.

En fonction du document « délégation de signature», le signataire de l'offre peut-être le Directeur Général, le Directeur de Production ou le Directeur Commercial.

Signature électronique : Se référer à la procédure e-contrat pour connaître les différentes étapes à respecter.

Le dossier marché signé est mis ensuite à l’archivage.
Les données de l'affaire sont mises à jour dans l'outil groupe de gestion des affaires commerciales.

Dossier commun :

Le dossier commun doit être numérisé et transmis aux équipes travaux dans la semaine qui suit la signature du marché client.
Le chef de projet commercial contrôle la complétude du dossier et s’assure de sa structure et de sa lisibilité.
Si le marché client n’est pas signé numériquement, le travail de préparation du dossier commun doit être anticipé en vue de ne pas pénaliser le délai de signature des premiers marchés ST.

Les exemplaires originaux des dossiers Marchés sont signés respectivement par le Maître d’Ouvrage et le responsable de l’Entreprise (I) (DG ou le signataire).

L’exemplaire original destiné à l’Entreprise est transmis au service travaux pour classement au siège et archivage lors de la passation du dossier à l’après-vente

Une fois le marché signé, le responsable commercial est responsable de lancer l’enquête de satisfaction client auprès de Qualimétrie (voir HAS G M01 03 Satisfaction client).

En marché public, la notification de l’offre acceptée par la MO vaut OS de démarrage après vérification du contrôle de légalité.

En Conception Réalisation, le client délivre un OS de Conception.

Dans certaines UO / Sociétés, la Direction de l'Ingénierie peut participer et prendre part à la décision.

Pour les marchés publics : Notifier les réserves afin qu'elles soient conservées.

Si la mobilisation Travaux n’a pas encore été réalisée, elle intervient, au plus tard, après la signature de l’OS Travaux.

A cette étape est ouvert un OIA.

Le maître d’ouvrage adresse à l’Entreprise l’ordre de service relatif au démarrage des travaux. L’OS est vérifié et accepté par le responsable commercial puis signé par le signataire du marché. Il est retourné au maître d’ouvrage. En cas de refus, celui-ci est notifié par l’Entreprise dans les formes prévues au marché.

En Conception Réalisation, il s’agit d’un OS de Conception. La mobilisation de l’équipe Travaux n’est pas prévue à cette phase.

A ce stade de l’opération, la version V0 de la fiche 6M ou analyse des risques santé sécurité sera élaborée par le responsable d’affaire.