Si nécessaire, peuvent être présents : la Direction de l'Ingénierie, le Contrôleur Financier, le Responsable consultations, BYCN Purchasing, le Préventeur, le Responsable Q&E. Dans tous les cas, ils doivent être informés.

Cette réunion a pour objectif de transmettre et de commenter les données de la phase commerciale avant transfert. Le contenu du dossier commercial est à spécifier pour chaque affaire. Dans tous les cas, il doit comprendre une analyse des risques et des opportunités de l'affaire. La mobilisation doit aboutir à une répartition des tâches et des missions de chacun jusqu’au transfert.

Le lancement Commercial / Travaux est à effectuer au minimum un mois avant l’OS et au minimum 4 mois pour les opérations en  conception/réalisation ou montage et permet à l’équipe commercial de présenter à l’équipe travaux l’opération. Les participants à cette réunion sont : Le/les responsable(s) d’affaire, le responsable commercial, le/les responsable(s) travaux, le direction de l’ingénierie et le contrôleur financier. Le responsable d’affaire est chargé de préparer cette réunion. Pour cela, il remplit :

– la Feuille de lancement CHORUS

– la fiche signalétique (cellules jaunes)

– le Plan d’Action de Démarrage , pour permettre aux travaux d’engager des dépenses avant l’obtention de l’OS et/ou entre l’OS et le transfert (colonne verte). Il valide avec les travaux ces budgets.

Au cours de cette réunion sont présentés :

– les éléments généraux (situation, description succincte, client, architecte…)

– les principaux éléments techniques de l’affaire

– le dossier de l’affaire

– les obligations d’insertion sociale s’il y en a et le contexte de mise en place.

Les participants s’appuient sur la liste des pièces à fournir à l’équipe travaux. Les participants programment la date de la réunion de lancement insertion, qui a lieu en présence du chargé de clause et du client, et que doit organiser le responsable d’affaire ou le responsable commercial avant l’OS.

Validation par le SG avant signature par la DG.

A l’issue de la réunion de présentation de l’opération, le responsable travaux récupère le fichier informatique et complète le PAD et la fiche signalétique dans un délai de 5 jours ouvrés, pour le transmettre au CFI de la direction. Ce dernier se charge ensuite dans un délai de 5 jours ouvrés de faire valider le PAD complété par l’équipe travaux, ainsi que la fiche signalétique.