Responsables (Spécialistes) de la Direction de l'Ingénierie et éventuellement selon le type de dévolution de l'affaire : BE Externes, travaux, etc...

Sauf pour la partie CES, uniquement pour Habitat (HAR,HAS,BZ BU2, HRE) où les études sont faites à la Direction Commerciale.

Le responsable d’affaire fait une analyse :

• Des pièces administratives d’appel d’offres
• des pièces techniques d’appel d’offres et d’études
• de la clause d’insertion

Les données peuvent être des études complémentaires, des retours d'expérience, des données clients.

Les données sont compilées et diffusées à l'équipe projet. Les éventuels points de vigilance détectés sont transcrits dans l'analyse des risques pour permettre leur pilotage.

Le responsable d’affaire se rend sur le terrain afin de mieux appréhender le contexte global de l’opération, d’apprécier les contraintes environnementales (mitoyen, voie d’accès, école, hôpital…) et ainsi d’optimiser la réponse de l’Entreprise. Il fait figurer sur un plan ses remarques, la date de la visite et son visa. Le responsable commercial l’accompagne si nécessaire. Il peut s’aider de la check-list jointe. Cette visite peut être faite conjointement avec celle de la DIP.

Si une prestation externe (les études externes, les métrés, …) doit être effectuée se référer à la procédure Acheter une prestation intellectuelle.
Le responsable d’affaires et/ou de l’équipe projet commande les métrés et / ou les prestations extérieures et/ou consulte éventuellement des spécialistes sur les lots ou les prestations non définies dans la bible de prix.
Ex :

• Lots techniques spécifiques à des ouvrages particuliers (EPHAD, crèches)
• VRD
• Démolitions
• Consultation de géotechniciens et/ou entreprises de fondations spéciales
• Lots STGO

Métrés :

• SHO (surface hors œuvre)
• SHA (surface habitable)
• Métré de ravalement et modénature de façade
• Métré de second œuvre, et du clos couvert

Sauf pour la partie CES, uniquement pour Habitat (HAR,HAS,BZ BU2, HRE) où les études sont faites à la Direction Commerciale.

Faire un planning des études intégrant la production de tous les partenaires au projet.

Faire les études à la DIP :
Le détail des études réalisées à la DIP est décrit dans « Document présentation missions DI » (HAS G DI01 01).

Faire les études à la direction commerciale :
Le responsable d’affaire pilote les études internes (DIP, DAI…). En fonction de la nature de chaque affaire, il réalise différentes études, par exemple : – Etude second-œuvre – Etude GOST – Assemblage du prix TCE – VRD – … Chaque étude est matérialisée par un document dont l’original est visé par son auteur, ce qui atteste de sa vérification avant diffusion.

En phase transfert/passation marché :

Faire les études des corps d’état secondaires : Le responsable d’affaire réalise une étude détaillée des corps d’état secondaires. Le chiffrage du Transfert s’établit sur la base du dossier Marché (toutes les optimisations non officialisées seront mises en aléa).

Faire les études gros-œuvre : Le chiffrage du Transfert s’établit sur la base du dossier Marché (toutes les optimisations non officialisées seront mises en aléa).

Analyser et boucler les études et l’analyse des risques : Le responsable d’affaire est responsable du suivi, de la coordination et du bouclage de l’ensemble des études avec la participation du responsable commercial éventuellement. Sont revus notamment : la cohérence des différentes études, la conformité aux règlements, le respect des données d’entrée, les écarts et solutions proposées (hypothèses), le respect du délai. L’analyse de risques est mise à jour dans ses différentes parties  sur Chorus. Le responsable d’affaire crée une étape sur Chorus, ce qui déclenche les validations des responsables Etude de prix, bureau d’étude et celles des supérieurs hiérarchiques. Ces validations sont enregistrées sur Chorus. Si nécessaire, le responsable travaux est invité à participer aux réunions de bouclage.

Boucler la feuille TOPI : Le bouclage est réalisé par le/les responsable(s) commercial après validation du responsable d’affaire. Le transfert doit être validé par le CFI (vérification des hypothèses financières).

Responsabilités

La coordination des études pourra se faire au niveau de la Direction de l'Ingénierie et/ou l'Equipe projet.

Gestion des interfaces :

• Suite au lancement, le chargé d’affaire et le Responsable Interfaces vérifient le contour et périmètre de chaque lot avec les responsables de lot respectifs en s’appuyant pour cela sur le Tableau de répartition du chiffrage des lots et Interfaces (check-list de référence UO)
• Toute dérogation à ce tableau fera l’objet d’une communication à tous les intervenants (voir ci-dessous)
• Le R.I active et fait vivre au fil de l’étude une gestion des interfaces et renseigne les intervenants études, dont le chargé d’affaire (dans SYMBYOSE par exemple pour les projets >25M€ ou à la demande du DT UO)
• Chaque responsable de lot utilise cet outil pour interagir avec ses collègues pour émettre des interfaces issues de son lot ou répondre à des sollicitations (voir utilisation SYMBYOSE).

Gestion des modifications :

Si les modifications sont significatives, un nouveau lancement d’études est réalisé --> retour à la procédure "Faire le lancement technique des études".

Diffuser les modifications d’hypothèses : En cas de modifications d’hypothèses, le responsable d’affaire rassemble les documents et informations et les transmet au responsable de l’équipe projet. Les informations sont consignées sur Chorus.

 Faire l’analyse des risques de Chorus : Etablir l’analyse des risques “partie commerciale” en s’aidant des rubriques de Chorus qui sont à informer et en les complétant si utile.

 Assurer l’appui aux équipes commerciales par les travaux et/ou la DAI : Le responsable travaux, ou le responsable achats désigné consulte des entreprises sous-traitantes. Le responsable de la consultation sélectionne les sous-traitants, accompagne le dossier d’études chez le sous-traitant, récupère et analyse les offres. Le responsable d’affaire doit s’appuyer sur la DAI pour étudier le DTA (pertinence du contenu au regard des travaux à réaliser). La DAI consulte en s’assurant que les entreprises sont certifiées.

Responsabilités

Sauf pour la partie CES, uniquement pour Habitat (HAR, HAS, BZ BU2, HRE) où les études sont faites à la Direction Commerciale.

Gestion des interfaces

Le Responsable Interfaces s'assure du traitement des interfaces TCE et en présentera la synthèse lors du bouclage technique TCE avec le chargé d’affaire.

En particulier, il s’assure de la fermeture des interfaces ouvertes dans SYMBYOSE qui constituera le livrable renvoyant aux différentes notes de bouclage.

En conception / réalisation, la validation du bouclage technique est réalisée par l'Architecte.

L’équipe projet (RCI ou collaborateurs DIP) présente aux responsables d’affaire , et responsable commercial éventuellement, les études, y compris l’étude du PGC (Plan Général de Coordination).

Ils examinent ensemble les hypothèses afin de vérifier que les prestations étudiées sont conformes aux différentes pièces écrites du dossier et aux décisions prises en réunion de lancement. Le bouclage et la synthèse portent sur les études techniques, les études commerciales et les analyses de risque. Une feuille d’option visée par l’étude de prix est diffusée au responsable d’affaire pour lister les écarts ou confirmer les prestations demandées. Les études réalisées par le responsable d’affaire sont bouclées par le responsable d’affaire (supérieur hiérarchique).

Chorus est informé par les différents responsables. Le responsable d’affaire crée une étape dans Chorus, ce qui déclenche les validations de la DIP et des responsable d’affaire (supérieur hiérarchique) et responsable commercial. Ces validations sont enregistrées dans Chorus.