Inscrire l'affaire dans l'outil groupe de gestion des affaires commerciales : Salesforce.

A partir des différentes sources d’informations (Moniteur, BAOMP, annonces légales, relations commerciales, programmes des clients, …) une liste des affaires susceptibles d’être étudiées est faite par les responsables commerciaux.

Identifier, dans la liste des affaires, celles susceptibles d’être étudiées en fonction :

• du domaine de compétences de l’Entreprise
• de la politique de l’Entreprise
• de l’opportunité et des chances de réussite
• du relationnel client
• des disponibilités de l’Entreprise

Retirer le dossier de consultation des entreprises (DCE, Dossier d’appel d’offres…), dans les conditions prévues par le Maître d’ouvrage (pour certains dossiers, l’Entreprise doit faire acte de candidature préalable et être retenue).

Cette étape fait intervenir des personnes différentes en fonction du montant des affaires. L’objectif est de décider ou non de suivre une affaire, et de la stratégie à adopter le cas échéant. Lors de cette étape, le contexte « externe » de l’affaire doit être étudié : environnement commercial, connaissance du client, enjeux… Cette étape peut faire l’objet d’une réunion spécifique (« réunion stratégique »). La réunion stratégique / réunion de décision d'études peut être formalisée sous différentes formes (mail, compte-rendu de réunion, actualisation Salesforce,...) et pourra être diffusée à la direction de l'ingénierie et à d'autres personnes intéressées par le Responsable Commercial.

Fiche projet :
 

Les données de la fiche projet sont saisies au fil de l’eau dans Salesforce par l’équipe commerciale (nature des prestations, type de marché, partenariats envisagés, mode de financement,...).

La fiche projet, extraite depuis Salesforce, est la même quel que soit le montant de l’affaire. Elle suit le cycle de sélection puis de bouclage :

• La fiche projet est d’abord le support de validation de sélection de l’affaire.
• La fiche projet est complétée et devient « fiche validation de bouclage » pour servir de support au bouclage.

La fiche projet ne doit pas être réalisée plus de 3 mois avant le lancement des études.

Elle doit être remise à jour et jointe au dossier lors de chaque bouclage.

- Pour une affaire inférieure à 25M€, voir les instructions spécifiques UO. Information / validation du DGD selon décision du DG et si marge engageante < 1%.

- Dans le cas d'une affaire comprise entre 25 et 50 M€, la fiche projet doit être envoyée au DGD. Information / validation du Président de BY BAT IDF selon sollicitation du DGD et si marge engageante < 2%.

- Dans le cas d'une affaire comprise entre 50 et 100 M€, la fiche projet doit-être envoyée au DGD, SG, Président de BY BAT IDF et Président de BBFE. La validation de la sélection et du bouclage sera réalisée par le Président de BBFE.

- Dans le cas d'une affaire supérieure à 100 M€, la fiche projet doit-être envoyée, pour validation, au PDG de BYCN et au Président de BBFE.

>>> cf. note du Secrétariat Général du 22 Septembre 2017 et procédure EDC02.

Dans le dernier cas, les fiches seront transmises par le Secrétariat Général BYBAT à Bouygues Construction (DGD Stratégie et Finances, DGA Affaires Juridiques et DGA Ressources Humaines.

10 clignotants de la sérénité :
(fiche se situant à la dernière page de la fiche projet)

OBJECTIFS
* Appréhender en un clin d’œil le contour macro du risque d’une opération.
* Identifier une alerte.

MOYEN
* Grille de scoring des 10 critères renseignés Rouge, Orange, Vert.

FONCTIONNEMENT
* Fiche clignotant rédigée par le DG d’UO dans la phase de sélection d’une opération.
* Restreinte aux projets supérieurs à 50M€ cette grille est annexée à la fiche projet (exigences de l'EDC02).
* A chaque étape d’un projet et/ou à chaque changement significatif du projet, la grille (qui est datée) doit être mise à jour.
* Cette grille ne se substitue pas aux matrices de gestion de risque / opportunité des opérations inscrites dans le SME des UO.

Synthèse des Risques et Opportunités :
L'analyse de risque est systématique sur tous les projets et sera mise à jour et suivie tout au long de la vie du projet.
La "R&O report BYBAT" est obligatoire pour toutes les affaires supérieures à 18 M€.

Le responsable du document est :
- le RC en phase commerciale
- le délégataire en phase travaux.
Il est responsable du suivi de la gestion des risques et opportunités et du "R&O report".

Avant la réunion :

• le responsable commercial prend connaissance des pièces administratives (acte d’engagement, RPAO, CCAP…)
• le chef de projet prend connaissance des pièces graphiques et techniques.

La réunion a pour objectif de statuer sur l’arrêt ou la poursuite de l’étude de l’affaire.

Documents à remplir et diffuser :

• pour les appels d’offre : la feuille de stratégie commerciale et la fiche projet BYBAT.
• pour les conceptions- réalisations : la feuille de stratégie commerciale CR – phase 1 et la fiche projet BYBAT.

La circuit de diffusion de la feuille de stratégie est défini dans le document “feuille de stratégie”.

Pour une affaire HAS inférieure à 25M€, se reporter au document “Règles d’engagement et délégation de pouvoir”.

Pour les affaires > 50 M€ :

sans réaction dans les 10 jours du Président de BYBAT IDF, la sélection est réputée validée par BYBAT IDF.

Pour les affaires > 100 M€ :

En fonction des caractéristiques ou des enjeux techniques, financiers, juridiques ou sociaux du projet, l'un des membres du COMEX BYCN peut demander la tenue d'une réunion formelle de validation de sélection (EDC02).

Sans réaction du COMEX BYCN dans les 8 jours de la transmission par le président de BYBAT IDF de la fiche projet, la sélection est réputée validée par BYCN.

Si la candidature n’est pas retenue --> fin.

En Conception-Réalisation, à cette étape sont choisis les partenaires.

Dans certaines UO / Sociétés, la Direction de l'Ingénierie peut participer et prendre part à la décision.

Pour la conception / réalisation : réalisation d'un retro planning intégrant la production de tous les partenaires au projet.