Responsabilités :

Le chef de projet est :
- au Commercial chez HAS, HAR, CPI, HRE, BZ BU2 et REP.
- à la Direction Technique chez OPB, BZ GC, et REP (Développement Immobilier et Conception Réalisation).

Règles de fonctionnement et de sollicitation des PCPs :

• Les PCP ont pour mission de réaliser des études dans leur spécialité pour tous les types de projet de bâtiment du plus simple au plus complexe et de pérenniser et développer l’expertise de BYBAT IDF dans cette spécialité.
• Le PCP réalise les études courantes de l’UO d’hébergement, et les études des projets complexes de Bouygues Bâtiment Ile-de-France en phase de développement (APS, APD, PRO) ou en phase EXE. Par ailleurs, le PCP peut répondre favorablement à une sollicitation d’études d’une des Unités Opérationnelles pour des affaires dites courantes. Si l’activité des projets complexes est ponctuellement réduite ou modifiée au regard du Plan, il devient prioritaire pour réaliser les études d’un ou plusieurs projet(s) d’une ou plusieurs UO(s) de Bouygues Bâtiment Ile-de-France si leur BE interne n’est pas disponible.
• A cet effet un outil d’évaluation de la complexité des affaires a été élaboré. Lors de la réunion de lancement d’étude d’une affaire susceptible de remplir l’un des critères de complexité il doit être complété systématiquement sous l’autorité du directeur de l’ingénierie de l’UO concernée (cf. formulaire excel joint) ; tout projet satisfaisant au moins l’un des critères doit faire l’objet d’une sollicitation d’étude auprès du PCP de la spécialité concernée.
• La valorisation des missions d’étude des projets complexes sera établi par le PCP dès la sollicitation par le directeur de l’ingénierie de l’UO cliente, sollicitation qui doit intervenir au lancement des études commerciales. Cette valorisation constitue une offre engageante du PCP. Le temps passé à effectuer cette valorisation n’est pas facturable.
• Si l’affaire est traitée, le PCP réalise la mission au budget fixé. Dans le cas où le PCP n’est pas disponible  (via ses ressources propres et/ou ressources sous-traitées), le PCP propose une solution de bureau d’études externe à valider par l’UO demanderesse (laquelle passera alors la mission directement), avec une mission de contrôle adaptée exercée par le PCP ; cette solution alternative (sous-traitance + contrôle PCP) devra respecter le budget valorisé en phase commerciale.

Une fois par semaine, les responsables de la planification de la direction de l’ingénierie de projets (DIP), se réunissent pour faire un point sur les études techniques en cours et rassembler les nouvelles demandes. Pour ce faire, le responsable d’affaire de chaque projet ou chef projet, définit les missions dont il souhaite la planification (voir Document présentation mission D.I.), en phase avec la réunion de stratégie. Il précise la date de réponse au Maître d’Ouvrage.

La planification de la semaine “n” a pour objectif de définir les missions qui seront effectuées durant la semaine “n + 1” et suivantes.

Les lots critiques (ou lots sensibles ou lots à fort technicité) sont ceux qui répondent aux critères suivants:

• Les compétences en études ou en travaux, nécessaires à l’appropriation du sujet, ne sont pas hébergées dans l’UO
• L’impact d’un défaut (retard, augmentation du prix, abandon de marché, substitution…) est majeur au regard du résultat financier de l’affaire
• La mise au point du lot nécessite la validation d’experts techniques externes (Atex, …)
• Il existe des contraintes (ressources rares, technologies protégées, situation de monopole) qui limitent le nombre de partenaires concurrents
• Lots pour lesquels nous ne maitrisons pas le délai
• Lots à forte exigence de qualité

Les lots critiques ne sont pas identiques dans chaque UO.

Pour ces lots, il conviendra de mettre en place un plan d’action pour limiter les risques techniques, contractuels et financiers) d’un ou de lots critiques sur une affaire donnée de l’UO.

Au lancement technique de l’étude, le directeur ingénierie ou de l’ingénierie identifiera le ou les lots critiques, suivant une grille d’appréciation d’analyse des risques identique pour toutes les UOs de Bouygues Bâtiment Ile-de-France (grille ci-jointe).

Responsabilités :

Exception : Le chef de projet est le responsable pour l’Habitat (HAS, HAR, BZ BU2, HRE) pour la partie CES uniquement.

*L’Equipe projet est constituée de spécialistes de la Direction de l'Ingénierie et selon le type de dévolution de l'affaire : Maître d'Oeuvre, BE Externes, travaux, etc...

Gestion des Interfaces :

Nomination d’un responsable Interfaces (R.I) par le directeur Etudes en OF ou Responsable Commercial selon les cas.

Sa mission est d'animer et faciliter les échanges relatifs aux interfaces entre les responsables de lots, ainsi que s’assurer en fin d’étude que les sujets soulevés ont été traités;    Il reste de la responsabilité de chaque responsable de lot de vérifier les interfaces « autour de son lot » et de communiquer avec ses collègues lorsqu’un de ses ouvrages impacte implicitement d’autres lots ou le planning ;

Dans le cas d’un projet en conception, le Chargé d’affaire assure le rôle de responsable interfaces dès le début du projet.  Il s’appuie sur la DT si besoin.

Cas de vigilance particuliers :

• 2 UO ou entreprises du groupe BY s’associent pour chiffrer un projet: les règles préétablies pour les interfaces ne sont pas forcément les mêmes.
• les opérations avec un ou des lots pré-désignés : la règle du jeu des interfaces n’est pas la même chez nos partenaires ST
• Les projets en conception : notre engagement est forfaitaire et exhaustif (voir procédure Management de la Conception)
• lors de la proposition d’une variante par un lot - dans le cadre d’un appel d’offre - l’EG est responsable de la cohérence d’ensemble, donc de l’impact de cette variante sur les autres lots.

Pour les lots critiques sous-traités :

tout partenariat avec une entreprise experte externe sera formalisé suivant le protocole joint mis au point par la direction juridique de BYBAT, à faire signer par le directeur de production de sorte qu’il ne puisse pas être remis en cause par le directeur de travaux (cf. document BYBAT-Annexe 2). 

Les responsables de la planification des services de la DIP et, suivant le mode de dévolution, de la Cellule Ingénierie Amont et du Pole Conception, répartissent les missions entre les collaborateurs des différents métiers.

Un RCI (responsable de la coordination de l’ingénierie) est désigné dans les cas suivants :

• en phase passation marché (quel que soit le mode de dévolution de l’affaire),
• en phase d’AO pour les affaires en conception-réalisation quand un Pilote de Conception n’a pas été désigné
• pour les affaires en appel d’offre travaux nécessitant une équipe projet

En logement, le démarrage des études est réalisé :

- Par un responsable de la direction de l’ingénierie pour le GO et les frais de chantier (le chef de projet « commande » une mission à la direction de l’ingénierie).

- Par un chef de projet ou responsable commercial (technico-commercial) pour les CEA et CES.

Sont balayées lors cette étape : les données d'entrée commerciales, le niveau d'étude, ce que l'on attend, quelles sont les missions et les attentes de l'équipe projet,...

Réunion de lancement des études techniques
La réunion de lancement technique est réalisé uniquement en appel d’offre travaux (pas en conception réalisation ni en montage), et pas en passation marché.

Les études sont lancées par l’intermédiaire d’une « réunion de lancement commercial ». Pour chaque métier, un représentant de niveau principal minimum doit être présent. Voir le détail dans le document “Déroulement de la réunion de lancement des études”. Les responsables étude de prix et bureau d’étude participent à cette réunion de lancement commercial. Un responsable d’affaire de niveau principal minimum participe systématiquement à cette réunion.

Le responsable d’affaire diffuse les documents utiles au bon déroulement de cette réunion et consigne cette diffusion dans Chorus. En fonction du délai disponible, de la difficulté de l’opération et de l’appréciation des responsables d’affaire :

• confirmer le type et les différentes études à mener et à confier à la direction ingénierie
• les planifier
• organiser la diffusion des documents d’études.

Un planning validé par le responsable d’affaire est décidé.

Si un appui travaux ou DAI a été décidé, le responsable travaux ou DAI désigné participe à la réunion. Il donne son avis sur le type d’études et sur les risques techniques. Chorus est mis à jour suite à la réunion.

Un compte-rendu synthétique reprenant le coût estimatif des études est réalisé par le responsable d’affaire et diffusé aux participants par mail. Le compte-rendu est fait à travers les informations renseignées dans chorus, mis à jour suite à la réunion de lancement commercial.